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Consenso alla conservazione dei dati / Procedura guidata per il consenso
Per ottenere il consenso alla memorizzazione dei dati degli interessati, è necessario adempiere all'”obbligo di fornire informazioni sulla memorizzazione dei dati”. Il documento, che gli interessati devono confermare, viene generato automaticamente da onOffice, a condizione che abbiate inserito tutte le informazioni necessarie. Viene memorizzato insieme alla decisione del destinatario nelle attività del record di dati del contatto.
La nota completamento dei dati di contatto offre già la possibilità di visualizzare i dati salvati; sarà ampliata per includere la richiesta di salvataggio e il modulo di suggerimento.
Oltre alla domanda sul salvataggio dei dati, è possibile utilizzare la casella di controllo “Mostra tutti i dati personali” per visualizzare i dati di base del contatto, indipendentemente dalla configurazione dei dati visibili nel completamento del contatto.
A questo punto la persona riceve un’email in cui le si chiede di controllare i propri dati e le si chiede se è d’accordo con il salvataggio dei suoi dati. Questo consenso viene quindi salvato automaticamente nel campo “Stato GDPR” del record dei dati del contatto. Inoltre, vengono create le voci di attività corrispondenti e l’agente riceve una notifica.
L’assistente al consenso del widget corrispondente invia un’email ai contatti selezionati, a condizione che sia memorizzato un indirizzo email.
Elementi per il GDPR
Lo stato GDPR di un contatto memorizza se il GDPR si applica al contatto e quale richiesta (consenso o cancellazione) di salvataggio ha indicato la persona. Oltre al desiderio, ci sono motivi (ad esempio, la protezione della commissione di intermediazione) e obblighi (ad esempio, la legge fiscale, ecc.) per memorizzare i dati per un certo periodo di tempo (campi “Salvataggio dati fino a” nei contatti). Lo stato GDPR del contatto risulta dalla richiesta e dai motivi/obblighi. Questo costituisce la base per ulteriori processi con l’aiuto dei widget GDPR.
Per consentire di determinare lo stato GDPR del contatto, sono stati aggiunti i campi “Stato GDPR”, “Salvataggio dati fino a” e “Salvataggio dati – Motivazione” nella categoria di gestione del record dell’indirizzo.
Stato del GDPR
Lo stato GDPR è inizialmente impostato su “nessuna informazione”. Alle persone che hanno acconsentito alla memorizzazione dei dati tramite la procedura guidata di consenso viene automaticamente assegnato lo stato GDPR “Conservazione accettata”; se la memorizzazione è stata contestata, viene impostato lo stato GDPR “Conservazione rifiutata”.
Il GDPR non si applica alle persone giuridiche; è possibile attribuire loro lo status GDPR “Ignora”. Tutti i contatti con questo stato GDPR non vengono presi in considerazione nelle fasi/processi successivi.
Salvataggio dati fino a e salvataggio-Motivazione
L’opzione “Salvataggio dati fino a” può essere impostata manualmente se è necessario un periodo di conservazione specifico. Questo può essere il caso, ad esempio, di acquirenti, venditori o affittuari. Indicare sempre il motivo del salvataggio del contatto (selezionare “Salvataggio dati – Motivazione); in questo modo sarà più facile decidere se eliminare il contatto in un secondo momento. Esistono motivi predefiniti, che possono essere ampliati nell’amministrazione.
Attenzione: per motivi di sicurezza, i contatti per i quali è stato impostato manualmente il “Salvataggio dati fino a” non saranno più impostati automaticamente.
Quando il campo viene cancellato e salvato, la data viene automaticamente reimpostata.
D’altra parte, il “Salvataggio dati fino a” può essere impostato automaticamente se è stato impostato e attivato.
Quando si archivia un immobile , la “data di salvataggio” viene impostata automaticamente per tutti gli interessati che non sono interessati ad altri immobili attivi o che non hanno lo stato GDPR “Conservazione accettata”.
Se la persona si informa nuovamente per un immobile attivo entro la scadenza e viene inserita una delle attività di cui sopra, il “Salvataggio fino a data” viene riportato a 0 (più precisamente 00.00.0000).
Un record di dati sul contatto viene classificato come interessato se contiene una delle seguenti attività relative a un immobile:
- È possibile fissare un appuntamento per l’immobile
- Esiste un’attività con la caratteristica d’azione “Invio brochure”
- È stata emessa una conferma di revoca
Sono esclusi tutti i record di dati di contatto che:
- Sono proprietari/acquirenti/inquilini di un immobile
- Hanno il titolo “Azienda” e hanno inserito un nome di azienda
- Che sono assegnati a un utente
- Impostare/modificare manualmente il “Salvataggio dati fino a”
Widget GDPR
È possibile inserire nella dashboard dei widget che consentono di monitorare i dati dei contatti per determinati “stati GDPR” e semplificare le fasi successive.
Gli stati sono formati dagli elementi descritti in precedenza e vengono memorizzati come filtri. Il contenuto dei widget viene definito tramite filtri; è anche possibile sostituire il filtro predefinito con un proprio filtro. La configurazione si trova nei widget della Dashboard.
- GDPR – Procedura guidata per il consenso;
Contenuto: Qui vengono visualizzati i record di dati la cui data di “salvataggio dati fino a ” scade entro i prossimi 28 giorni e che hanno lo stato GDPR “Non specificato”. Sono esclusi i contatti che contattati negli ultimi 14 giorni per la conservazione. Questi vengono elencati di nuovo dopo i 14 giorni, a condizione che il “Salvataggio dati fino a” non sia passato.
Passi: È possibile scrivere a questi contatti collettivamente tramite il widget utilizzando la procedura guidata per il consenso alla memorizzazione dei dati. I record di dati di contatto senza un indirizzo email memorizzato vengono saltati.
- GDPR – Richiesta di cancellazione contenuto
: Qui vengono elencati tutti i contatti che non hanno esplicitamente acconsentito alla memorizzazione (stato GDPR “Richiesta di cancellazione”) e che non hanno un “Salvataggio dati fino a” nel futuro o 00.00.0000.
Passi: È possibile selezionare questi contatti in modo collettivo con pochi clic e quindi eliminarli. Attenzione: Prima di cancellare i dati, è necessario verificare se ci sono ancora motivi per conservarli, ad esempio la legge fiscale, la legge su antiriciclaggio, ecc.L’anteprima con lente d’ingrandimento ti aiuterà a farlo.
- GDPR – Data di salvataggio scaduta;
Contenuto: Qui vengono visualizzati i record di dati il cui periodo di conservazione è scaduto e il cui stato GDPR è impostato su “Nessuna informazione” o “Richiesta di cancellazione”.
Passi: È possibile selezionare questi contatti in modo collettivo con pochi clic e quindi eliminarli. Attenzione: Prima di cancellare i dati, è necessario verificare se ci sono ancora motivi per conservarli, ad esempio la legge fiscale, la legge su antiriciclaggio , ecc.L’anteprima con lente d’ingrandimento ti aiuterà a farlo.
Per tutti e tre i widget è disponibile l’anteprima a lente d’ingrandimento tramite le icone mouseover, con informazioni aggiuntive, ad esempio, su “Salvavataggio dati fino a”, “Salvataggio – Motivazione” e “Stato GDPR”.
Anteprima della lente d’ingrandimento
Nell’anteprima con lente d’ingrandimento è possibile vedere lo stato attuale e le altre attività del contatto, oltre allo stato GDPR, per decidere individualmente come procedere con questo contatto.
È possibile eseguire le azioni direttamente dall’anteprima della lente di ingrandimento.
