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Immobilien

Immobilienvervollständigung

Eine wichtige Funktion ist die Immobilienvervollständigung. Schreiben Sie Ihrem Eigentümer eine E-Mail und bitten Sie Ihn, die vorhandenen Daten seiner Immobilie zu prüfen und gegebenenfalls Daten zu ergänzen. Der Betreuer der Immobilie erhält eine Benachrichtigung, sobald der Eigentümer Änderungen vorgenommen hat. Der Versand, sowie die Antwort, werden im Maklerbuch hinterlegt.

Hinweis:

Die Felder, die in der Immobilienvervollständigung abgefragt werden sollen, können Sie in der Administration im Tab „Eingabefelder“ unter dem Modul Immobilien / Objektverwaltung definieren. Setzen Sie dazu einfach bei dem entsprechendem Feld in der Spalte „IV“(Immobilienvervollständigung) einen Haken.

Immobilienvervollständigung aus der Immobilie heraus

Die Immobilienvervollständigung können Sie aufrufen, wenn Sie in der Detailansicht einer Immobilie auf Weitere Aktionen >> Immobilienvervollständigung klicken. Es öffnet sich das E-Mail-Fenster mit der onOffice Immobilienvervollständigungsvorlage, Sie können aber auch eine eigene Vorlage wählen. Bitte prüfen Sie den Inhalt, bevor Sie die Immobilienvervollständigung versenden.

Hinweis: Bitte Beachten Sie, dass der Eintrag in der Aktionsleiste nur sichtbar wird, wenn in der ausgewählten Immobilie ein Adressdatensatz in der Kategorie/Box Eigentümer verknüpft ist.

Immobilienvervollständigung aus Eigentümer-Adresse heraus

Sie können aus einer Adresse, der unter dem Punkt „Eigentum“ eine Immobilie zugeordnet worden ist, eine Immobilienvervollständigung senden. Klicken Sie in der Adresse auf Weitere Aktionen >> Immobilienvervollständigung.

Sind der Adresse mehrere Immobilien als Eigentum zugeordnet, können Sie auswählen, zu welcher Immobilie eine Immobilienvervollständigung verschickt werden soll. Im E-Mail-Dialog können Sie die onOffice Immobilienvervollständigungsvorlage nutzen oder eine andere Vorlage auswählen.

E-Mail-Versand und Formular

Haben Sie nun eine E-Mail aus einer Immobilien- oder einem Adressdatensatz erstellt, können Sie diese abschicken.

Der Eigentümer erhält nun eine E-Mail, in der sich ein Link zum Öffnen der Immobilienvervollständigung befindet.

Nachdem der Eigentümer dem Link gefolgt ist, erscheint der folgende Dialog:

Der Eigentümer kann nun die Daten kontrollieren und gegebenenfalls ergänzen.

Dateiupload

Neben dem Ergänzen der Daten kann der Eigentümer mit der Immobilienvervollständigung Ihnen auch Dateien senden, z.B. den Energieausweis der Immobilie. Diese Dateien finden Sie im Reiter „Dateien“ beim Immobilien Modul. Bilddateien werden unter „Extern“ aufgelistet, PDF-Dokumente werden unter „Intern“ angezeigt. Es können Bilddateien, PDF-Dateien sowie Word-Dateien hochgeladen werden. Beachten Sie, dass die Bilddateien auf die Standardgröße herunter gerechnet werden.

Weitere Informationen an den Makler

Zusätzliche Informationen können in das Feld „Weitere Informationen an den Makler“ eingetragen werden. Dieser Eintrag erscheint im Maklerbuch der Immobilie, sowie in der Benachrichtigungsmail.

Benachrichtigung

Nach der Vervollständigung und dem Speichern der Daten durch den Eigentümer erhält der Betreuer der Immobilie eine Benachrichtigung per E-Mail.

Makro in E-Mail einbauen

Mit dem Makro „_Imo_Vervollstaendigung“ können Sie in allen E-Mails ein Link für die Immobilienvervollständigung aufnehmen. Sollten mehrere Immobilien mit der Mail verknüpft sein, wird der Link zur Immobilienvervollständigung nur für die erste verknüpfte Immobilie eingefügt.