Fattura

Ricevuta

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Fatture
Nota di credito
Disdetta
Inserire i pagamenti
Campi rilevanti per la fatturazione

Questa pagina spiega come creare ricevute dalle prenotazioni e inviarle ai clienti. Le ricevute possono essere fatture o note di credito.

La ricevuta viene sempre creata in formato PDF e può essere allegata e inviata ai clienti via e-mail. Inoltre, la fattura elettronica viene generata come file XML che soddisfa i requisiti legali per la fatturazione elettronica obbligatoria.

Puoi controllare se la fattura elettronica è valida su https://erechnungsvalidator.service-bw.de/. Riceverai un feedback sulle informazioni eventualmente errate o mancanti.

È possibile creare un documento tramite la barra delle azioni in un contatto tramite Crea >> Fattura >> Fattura o Nota di credito .

È possibile impostare le autorizzazioni degli utenti per la lettura e la scrittura dei documenti.

Fatture

Panoramica – Fattura una tantum

Si apreuna panoramica – Fattura una tantum, in cui si deve innanzitutto selezionare un conto per cui creare una fattura. Dopo la selezione, tutte le prenotazioni attive per questo conto di prenotazione vengono elencate con le informazioni più importanti.

È inoltre possibile inserire sconti sui singoli articoli. In basso, alla voce subtotale, è possibile inserire un ulteriore sconto sull’importo totale, per il quale è possibile inserire una descrizione. L’importo finale della fattura viene visualizzato alla voce Importo finale.

È possibile aggiungere altri articoli a questa fattura tramite Aggiungi articolo . Si apre la schermata di prenotazione per i pagamenti una tantum. Dopo aver completato e salvato, l’articolo viene aggiunto alla fattura.

Tramite Scrivi fattura si apre un altro popup “Scrivi fattura”, in cui si ottiene un’anteprima della fattura inviata.

Scrivere la fattura

In Modello , selezionare il modello di fattura con cui inviare la fattura. Il modello di fattura PDF per le fatture impostato nelle impostazioni di base è preselezionato.

L’ editor CK può essere utilizzato per formattare i testi alla voce Introduzione e altri dettagli.

Il testo introduttivo della fattura è formulato alla voce Introduzione e può ancora essere modificato se necessario.

Le singole voci sono riepilogate nuovamente nella sezione Voci di spesa .

Alla voce ulteriori dettagli è possibile inserire ulteriori dettagli o un testo finale per la fattura, ad esempio informazioni sulle condizioni di pagamento o sull’obbligo fiscale.

Qui è possibile utilizzare le macro di fatturazione , ad esempio per produrre i testi dei documenti inseriti nelle impostazioni di fatturazione di base della fattura.

Nella barra delle azioni sono presenti le opzioni Crea anteprima, Crea fattura e Crea e invia.

Creare un’anteprima: È possibile creare un’anteprima della fattura. Le registrazioni rimangono attive fino alla creazione definitiva della fattura.

Creare la fattura: Le prenotazioni vengono fatturate, la fattura viene creata in formato PDF (e anche in XML con i dati della fattura), ma al cliente non viene inviata alcuna e-mail con la fattura. La fattura viene elencata nell’ elenco globale delle ricevute e nell’elenco dei buoni delle ricevute del contatto . Da qui, i buoni possono essere inviati in un secondo momento utilizzando le icone “Invia buono”.

Una fattura generata (PDF e XML con i dati della fattura) viene annotata come attività nel contatto e immobili collegati.

Una fattura creata potrebbe avere il seguente aspetto, ad esempio:

Fare clic su Crea e invia per aprire il compositore di e-mail, dove la ricevuta può essere inviata direttamente al cliente.

Creare e inviare

Il modello di fattura via e-mail memorizzato nelle impostazioni di base è preselezionato come modello di e-mail. Qui puoi scegliere tra tutti i modelli di fattura. La fattura è allegata in formato PDF. Inoltre, un file XML con i dati della fattura, che funge da fattura elettronica. Si prega di notare: Non ci è consentito inserire nella fattura elettronica informazioni sul conto o sulla carta di credito, in quanto non rispettiamo le norme specifiche del settore (ad esempio la legge bancaria tedesca, il segreto bancario) e non operiamo come istituto finanziario.

Inoltre, è possibile effettuare tutte le normali impostazioni per l’invio di e-mail.

Fare clic su Invia per inviare l’e-mail insieme alla fattura in formato PDF.

Nota di credito

Panoramica – Nota di credito

La vista per la creazione di una nota di credito si apre tramite Crea >> Fattura >> Nota di credito . Una nota di credito è l’equivalente di una fattura; un importo può essere accreditato al cliente. Il motivo di una nota di credito può essere una fattura errata da annullare o un suo importo parziale.

Per le note di accredito vengono utilizzati i modelli delle impostazioni di base alla voce Correzione fattura / Nota di credito per il modello PDF per il PDF e per il modello e-mail per l’e-mail.

La lightbox è strutturata in modo leggermente diverso rispetto alla fattura, è possibile inserire meno informazioni.

Alla voce Conto , selezionare il conto di distacco. Con l’icona della casa è possibile collegare un immobile alla nota di credito. È possibile selezionare solo le proprietà per le quali si dispone di un’autorizzazione di lettura. Alla voce Periodo di utilizzo , inserire il periodo passato per il quale si desidera rimborsare le fatture.

Nelle colonne è possibile selezionare l’articolo, la quantità, l’importo e inserire una descrizione per la nota di credito. Come per la fattura, è possibile aggiungere altri articoli tramite Aggiungi articolo e rimuoverli tramite l’icona del cestino. L’importo totale è indicato alla voce Importo finale.

Cliccando su Scrivi nota di credito si accede alla vista “Crea nota di credito”, come per le fatture.

Creare una nota di credito

La vista è strutturata come quella delle fatture, con le azioni Crea anteprima, Crea nota di credito e Crea e invia.

L’icona Crea nota di creditoè presente sia nell’elenco dei buoni per l’indirizzo che nell’elenco globale dei buoni. Questa operazione crea una nota di credito da una fattura; tutte le voci della fattura originale vengono accreditate. Questa vista può essere richiamata anche da lì.

Le note di credito sono annotate come attività nell’indirizzo e nell’immobile collegati.

Una volta creata una nota di credito, questa viene inserita nell’elenco globale dei buoni e nell’elenco dei buoni dell’indirizzo collegato.

Elenco dei voucher

L’elenco di tutte le ricevute per questo indirizzo è disponibile nella scheda Fattura >> Ricevute.

Nell’elenco dei buoni per l’indirizzo, tutti i buoni, cioè tutte le fatture e le note di credito per questo indirizzo, sono chiaramente riassunti in un elenco.

Come per la maggior parte degli elenchi, la configurazione delle colonne può essere personalizzata sulla destra utilizzando l’icona della tabella.

La scadenza di una fattura, ovvero la colonna Scadenza, si basa sulla seguente logica: Per i metodi di pagamento “Bonifico bancario” e “Altro”, il valore viene calcolato a partire dalla data di fatturazione più i giorni del termine di pagamento, che viene memorizzato nei dati di base dell’indirizzo. Per il metodo di pagamento “Carta di credito”, viene visualizzata la data di fatturazione più un giorno. Per il metodo di pagamento “addebito diretto”, vengono aggiunti tre giorni lavorativi bancari alla data di fatturazione.

L’ ordinamento dell’ elenco si imposta facendo clic sulle intestazioni delle colonne.

È possibile utilizzare i filtri per filtrare l’elenco dei buoni in base ai seguenti stati delle fatture: Aperto, Aperto e parzialmente pagato, Parzialmente pagato, Pagato, Pagato in eccesso, Scaduto.

Le seguenti funzioni sono accessibili tramite le icone hover accanto ai singoli documenti:

Registrare i pagamenti: I pagamenti già ricevuti possono essere registrati per ogni fattura. Il pop-up “Inserire i pagamenti” è spiegato qui .
Creare una nota di credito: È possibile creare una nota di credito per ogni fattura. L’importo della fattura viene sempre accreditato per intero.
Leggi la ricevuta: È possibile aprire o scaricare la ricevuta in formato PDF.
Inviare la ricevuta: È possibile inviare la ricevuta al destinatario. Si apre il pop-up dell’e-mail, il destinatario e il documento come allegato sono già impostati.
Aprire immobile: Apre immobile assegnato alla ricevuta.
Aprire attività: Apre l’attività assegnata alla ricevuta.

Disdetta

Tramite “Altre azioni >> Fattura >> Annullamento immediato”, tutti gli abbonamenti per un contatto possono essere fatturati in un’unica soluzione fino alla scadenza e forniti al cliente in una fattura finale.

Si apre la seguente lightbox, che elenca tutte le sottoscrizioni attive per il contatto. La durata delle singole prenotazioni può essere modificata tramite il campo “Annullato da” e l’importo della fattura può essere modificato in ogni caso.

Facendo clic su “Annulla e continua”

le voci precedentemente inserite in “Annullato a partire da” vengono riportate e salvate nelle prenotazioni dell’abbonamento.
tutte le prenotazioni di abbonamenti elencate vengono disattivate per garantire che non vengano più fatturate per tali abbonamenti. Questo impedisce anche il rinnovo automatico delle prenotazioni.
apre la finestra per la creazione di una fattura per i pagamenti una tantum. Il conto di registrazione selezionato in precedenza è già selezionato e i pagamenti una tantum generati sono elencati come singole voci. L’importo finale viene calcolato come segue: Numero di mesi [“Fine del termine” – “Prossima fattura”] x (“Totale (netto)” – sconto) = “Importo della fattura”. Se si inserisce “Annullato alla”, questa data viene utilizzata per calcolare il numero di mesi al posto di “Fine del termine”.

Alle prenotazioni create e fatturate con l’azione “Cancellazione immediata” viene assegnato il tipo di documento “Cancellazione”.

Se all’interno dell’indirizzo sono presenti prenotazioni di tipo “cancellazione”, queste possono essere fatturate tramite “Crea >> Fattura >> Cancellazione”.

Si apre la vista “Panoramica – Cancellazione una tantum”, che elenca tutte le prenotazioni interessate per l’indirizzo. Gli sconti possono ancora essere inseriti. Cliccando su “Scrivi storno” si apre la vista familiare per la creazione e l’invio delle fatture.

Le prenotazioni annullate vengono registrate come attività “Fattura – Cancellazione” nell’indirizzo e in ogni proprietà collegata. I documenti del tipo “Annullamento” ricevono l’attività “Documento – Annullamento”.

Inserire i pagamenti

È possibile accedere al pop-up “Inserisci pagamenti” tramite l’icona “Inserisci pagamenti” dall’elenco globale dei voucher o dall’elenco dei voucher di un indirizzo.

Qui vengono visualizzati i pagamenti ricevuti per una fattura. È possibile aggiungere nuovi pagamenti. In questo modo è possibile vedere l’importo della fattura ancora in sospeso.

Gli articoli ricevuti per una fattura vengono visualizzati con la descrizione, l’importo del pagamento e la data di ricezione del pagamento.

Per aggiungere un nuovo elemento, utilizzare il pulsante “Inserisci pagamento” nella barra delle azioni. Utilizzare il simbolo del cestino per rimuovere un elemento.

Quando si aggiungono e si rimuovono pagamenti, le attività vengono scritte all’indirizzo o alla proprietà in questione.

I campi “Importo del pagamento”, “Pagamento in arrivo” e “Stato della fattura” possono essere aggiunti nell’ amministrazione dell’elenco come colonne per l’elenco dei buoni locali e globali. Lo stato della fattura mostra quanto è già stato pagato, con i valori “aperto”, “parzialmente pagato”, “pagato” e “pagato in eccesso”.

Fare clic su Salva per tornare all’elenco dei voucher.

Campi rilevanti per la fatturazione

Nell’indirizzo del destinatario di una fattura è presente il campo Rilascio fattura. Se il valore è impostato su “No”, non è possibile creare ricevute per questo indirizzo.

Se un utente ha i diritti di utente Rilascia fatturepuò rilasciare gli indirizzi per la fatturazione selezionando la voce “Rilascia fattura”. Altrimenti il campo è bloccato per questo utente.

A seconda che l’utente abbia o meno il diritto di “Rilasciare la fattura”, cambia anche il comportamento dell’attività dopo la modifica dei dati di indirizzo rilevanti per la fattura. I campi rilevanti per la fattura sono Nome, cognome, azienda, via, codice postale, città, paese, tipo di e-mail: Indirizzo di fatturazione, lingua, stato.

-> “Rilascio fatture” non è attivo:
Le modifiche ai campi rilevanti per la fattura modificano “Rilascia fattura” in “No”. Un compito è assegnato alla persona responsabile di Responsabilità del rilascio della fattura (Impostazioni di base). Questo task contiene informazioni sulle modifiche dell’indirizzo nei campi pertinenti.

-> “Rilascio fatture” è attivo:
Le modifiche ai campi rilevanti per la fattura non modificano il valore di “Rilascia fattura” in “No”.

Fattura