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Kalender
Terminnachbereitung nutzen
Um die Terminnachbereitung nutzen zu können, müssen einige Einstellungen gesetzt worden sein. Zusätzlich muss für die Terminnachbereitung eine Immobilie, mindestens eine Adresse und ein Benutzer im Termin verknüpft sein.
Bitte beachten Sie, dass die E-Mailvorlage, welche für die Terminnachbereitung eingestellt ist das Makro _RueckmeldungTermin beinhaltet.
Die Terminnachbereitung verschickt ein E-Mail an die im Termin verknüpften Adressen. Der Interessent öffnet über die E-Mail die Terminbewertung und sendet diese. Die Benutzer aus dem Termin bekommen eine E-Mail mit der Bewertung.
Der Versand der Mails, die Bewertung und das Ergebnis etc. werden in den Aktivitäten und Maklerbüchern eingetragen und können entsprechend für Statistikauswertungen (Thema unter Statistik-Baukasten und Immobilien- / Adressstatistiken) genutzt werden.
Verschickt wird die Terminnachbereitung für aktive Termine und darin an alle Teilnehmer die ’nicht abgesagt‘ haben und bei denen die Terminnachbereitung auf „Aktiv“ steht. Die E-Mail wird zum Terminende plus dem Versatz in Stunden verschickt.
In den folgenden Tabs werden die einzelnen Bereiche ausführlich erklärt.
Bitte denken Sie daran, bei jedem Wechsel der Terminart wird für die Terminnachbereitung immer die in den Grundeinstellungen vorgegebene Konfiguration eingetragen.
Automatische Terminnachbereitung
Für bestimmte Terminarten wurde die Terminnachbereitung standardmäßig aktiviert.
Bei Serienterminen ist keine Terminnachbereitung möglich.
Sobald im Terminpopup eine Adresse zugeordnet wurde erscheint in der Liste der Adressen die Spalte für den Nachbereitungsstatus mit dem Status „Aktiv“. Dieser wird automatisch bei allen Adressen gesetzt.
Damit bekommen alle Adressen nach dem Termin die E-Mail, es sei denn einer der eingeladenen Interessenten hat abgesagt. In den Grundeinstellungen können Sie das zusätzlich noch auf die Adressen einschränken, die den Termin bestätigt haben.
Manuelle Nachbereitung
Auch für andere Terminarten ist eine Nachbereitung möglich. Dazu können Sie im Terminpopup auf dem Tab Optionen in der Kategorie „Terminnachbereitung“ die Checkbox aktivieren und den Versatz angeben. Mit dem aktivieren wird für alle Adressen im Termin der Nachbereitungsstatus aus „Aktiv“ gesetzt, somit bekommen Sie die Nachbereitungsmail. Wenn direkt zum Terminende die Nachbereitungsmail verschickt werden soll, tragen Sie als Versatz bitte 0 ein.
Nachbereitung anpassen
Egal ob automatische oder manuelle Terminnachbereitung, eine Änderung ist möglich, solange die E-Mail noch nicht verschickt ist. Sie können im Terminpopup den Nachbereitungsstatus ändern, den Versatz und die Terminnachbereitung deaktivieren/aktivieren. Wenn direkt zum Terminende die Nachbereitungsmail verschickt werden soll, tragen Sie als Versatz bitte 0 ein.
Beispiel
Sie haben einen Besichtigungstermin und die automatische Terminnachbereitung ist für diesen Termin aktiv, doch einer der Interessenten gibt Ihnen ein direktes Feedback zur Immobilie. Um die Terminnachbereitung für diesen Interessenten zu deaktivieren öffnen Sie in Ihrer onOffice enterprise edition den besagten Termin und stellen bei diesem Teilnehmer in der Teilnehmerliste die Terminnachbereitung von Aktiv auf Inaktiv. Nun erhält dieser Interessent keine erneute Nachfrage per E-Mail.
Dies ist in der Form aber nur möglich, wenn Sie in den Grundeinstellungen der Terminnachbereitung einen Versatz beim Versand der Terminnachbereitung eingestellt haben. Ist dieser Leer oder mit 0,0 befüllt ist wird die Nachbereitung direkt nach dem Termin geschickt und kann nur während des Termins unterbunden werden.
Die Nachbereitungsmail enthält einen Link (14 Tage gültig) zur Terminbewertungsseite.
Die Texte und Optionen darin können über die Grundeinstellungen angepasst werden.
Nach dem Abschicken wird der Interessent auf Ihre Webseite weitergeleitet. Die eingegebenen Informationen werden in den Aktivitäten der Adresse / Immobilie hinterlegt und als E-Mail an alle Benutzer gesendet, die Im Termin eingetragen waren.
Zur Terminnachbereitung werden Aktivitätseinträge erstellt , die Sie für Statistiken (Themen Statistik-Baukasten und Immobilien- / Adressstatistiken) oder für Rückmeldung an den Eigentümer nutzen können.
- Der Versand der E-Mail mit dem Bewertungslink wird in den Aktivitäten der Adresse und im Maklerbuch der Immobilie als „E-Mail/Ausgang“ mit dem Aktionsmerkmal „Terminnachbereitung“ eingetragen.
- Eine positive abgeschickte Terminbewertung wird in Aktivitäten der Adresse und im Maklerbuch der Immobilie als Aktionsart: Terminnachbereitung, Aktionstyp: Rückmeldung Besichtigung, Aktionsmerkmal: Besichtigung-positiv eingetragen. Gleichzeitig wird die Beratungsebene auf „C – im intensiven Gespräch“ gesetzt.
- Eine negative abgeschickte Terminbewertung wird in Aktivitäten der Adresse und im Maklerbuch der Immobilie als Aktionsart: Terminnachbereitung, Aktionstyp: Rückmeldung Besichtigung, Aktionsmerkmal: Besichtigung-negativ eingetragen. Gleichzeitig wird die Beratungsebene auf „G – Absage“ gesetzt. Wird ein Absagegrund angegeben, so wird dieser ebenfalls eingetragen.
- Wenn die Kaufpreisoption aktiv ist, wird ein angegebener Preis in der Bemerkung der Aktivität der Adresse und im Maklerbuch der Immobilie eingetragen und zusätzlich das Aktionsmerkmal „Kaufpreisangebot“ gesetzt.
- Falls eine Bemerkung eingegeben wurde, wird diese in der Bemerkung der Aktivität der Adresse und im Maklerbuch der Immobilie eingetragen.
- Der Versand der Bewertung an die Terminbenutzer wird in den Aktivitäten der Adresse und im Maklerbuch der Immobilie als einfacher E-Mail / Ausgang eingetragen.
