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Tareas

Crear/editar una tarea

Hay varias maneras de crear una nueva tarea:

  1. A través del símbolo más en la gestión de tareas.
  2. A través de un contacto ya existente. Para ello, abra un contacto y seleccione Crear >> Tarea en la barra de acciones.
  3. A través de un inmueble existente. Para ello, abra un inmueble y seleccione Crear >> Tarea en la barra de acciones.
  4. Sobre un correo electrónico abierto. Para ello, abra un correo electrónico y seleccione Crear >> Tarea en la barra de acciones.

Puede encontrar un vídeo detallado sobre este tema aquí

Tarea:

Para definir su tarea, puede determinar una gran variedad de criterios, desde la persona responsable hasta la prioridad y el plazo. Si establece una fecha límite en una tarea, ésta se marcará en rojo en la lista de tareas 3 días antes de la fecha establecida.

Gestión de tareas, edición de tareas

Para establecer tareas como personales, haga clic en la casilla “Privada” de la tarea. Esta tarea sólo puede ser vista por usted.
Con el sistema de derechos, también se pueden asignar derechos de acceso por usuario para las tareas.

Responsabilidad y encargados

En realidad, la responsabilidad y el encargado ya describen muy bien la función de los campos. Pero hay algunas funciones adicionales. De este modo, los dos campos funcionan maravillosamente juntos en conexión con el módulo de grupos. De esta manera, el grupo puede ser asignado como responsable de la tarea y sólo los usuarios de este grupo están disponibles como encargados.

Notificaciones en las tareas

Si ha creado una tarea, puede enviar mensajes a la persona responsable o al encargado, si se ha seleccionado uno. Para ello, utilice las entradas del elemento “Aviso” de la barra de acciones.

Consejos para la asignación de tareas

Si la tarea se asigna a un encargado o a un responsable que ha introducido una jornada completa del tipo enfermedad, vacaciones, licencia de maternidad o hijo enfermo en los próximos 3 días, recibirá una nota al respecto a título informativo y podrá eliminar la asignación o continuar. Puede suprimir su visualización en el futuro. Puede restablecer la configuración de avisos al usuario en los ajustes de usuario.

Detalles

En los campos de detalle se determina el estado actual de la tarea. También se puede establecer un recordatorio. Esto aparece entonces en la fecha y hora especificadas para el usuario que lo estableció, por lo que varios usuarios pueden establecer recordatorios para una tarea en diferentes momentos.

Gestión de tareas: Editar detalles de la tarea

Asunto y descripción de la tarea

En el campo «Asunto», introduzca un título breve para la tarea, que se mostrará en la gestión de tareas. En el campo «Descripción de la tarea», puede explicar exactamente lo que se va a implementar con esta tarea. Si se trata de una tarea estándar, también puede utilizar módulos de texto a través del icono Icono de los módulos de texto a la derecha de la descripción de la tarea. Cualquier cambio que usted u otro usuario realice en el asunto o en la descripción de la tarea se guarda en detalle en la pestaña “Historial” del campo de comentarios.

Comentario

Comentarios en las tareas

En la línea de entrada se pueden introducir comentarios, preguntas, observaciones y detalles sobre el progreso del procesamiento de la tarea, que se guardan en la ventana de diálogo con “Enter”. Los comentarios no pueden ser modificados posteriormente.
Además de los comentarios, también hay entradas del sistema que se crean automáticamente y documentan los cambios de estado o el cambio de editores.

Las entradas del sistema no son interesantes para todos y separan los comentarios. Para facilitar la lectura, también puede consultar los comentarios individualmente. Para ello, la sección de comentarios está dividida en dos pestañas.

  1. Historial
    Aquí se muestran todos los cambios relevantes de la tarea. Pueden ser cambios de usuario, cambios de estado o comentarios.
  2. Comentarios
    Para una mejor legibilidad, aquí se muestra la lista pura de comentarios sin mensajes del sistema.

Vínculos

Una propiedad y varios contactos pueden estar vinculados a una tarea. La tarea puede vincularse a un proyecto a través del cuadro de proyecto y, por tanto, aparece en la lista de tareas del proyecto.
El registro de datos correspondiente puede abrirse a través de todos los enlaces. También puede acceder al registro de los contactos directamente desde la tarea.

Archivos

Los archivos pueden guardarse en una tarea a través de la casilla Archivos. Si un proyecto está vinculado, además de los archivos de la tarea, los archivos del proyecto aparecen en la tarea a través de la casilla “Archivos del proyecto”. Se pueden cargar varios archivos al mismo tiempo.

Desplazarse por las tareas

Iconos para desplazarse por las tareas

Las flechas interiores le llevan a la tarea siguiente o anterior y las exteriores le llevan a la primera o última tarea de la lista.