Eigentümer-Serienreport

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Kurzform
Eigentümer-Serienreport im Detail

Kurzform

Mit dem Eigentümer-Serienreport können Sie für mehrere Immobilien und mehrere Eigentümer einen Aktivitätenbericht erstellen. In der Listenansicht im Modul Immobilien markieren Sie die gewünschten Immobilien durch ein Häkchen und wählen in der Aktionenleiste die Funktion Schreiben >> Eigentümer-Serienreport aus.

Im Popup können Sie nun den gewünschten Zeitraum der Maklerbucheinträge sowie die E-Mailvorlage auswählen. Über die Vorschau können Sie die E-Mails an die einzelnen Empfänger kontrollieren.

Welche Aktivitäten der Immobilien in den Aktivitätenbericht aufgenommen werden, können Sie festlegen. Setzen Sie bei den gewünschten Aktivitäten im Maklerbuch das Flag fürs Immobilientracking.

Eigentümer-Serienreport im Detail

Wählen Sie in der Listenansicht der Immobilien die gewünschten Immobilien aus und klicken in der Aktionenleiste unter “Schreiben” die Option “Eigentümer-Serienreport” an.

Einstellungen

Das Popup öffnet sich mit dem Tab Einstellungen.

Immobilien

Im ersten Feld wird die Liste der gewählten Immobilien angezeigt.

Zeitraum

Darunter können Sie angeben, ab welchem Zeitpunkt die Aktivitäten aufgelistet werden. Endzeitpunkt ist immer das aktuelle Datum.

Eigentümer

In der Liste “Folgende Eigentümer werden benachrichtigt” erscheinen alle bei den Immobilien verknüpften Eigentümer – wenn in deren Adressdatensatz eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Bei Eigentümern mit mehr als einer hinterlegten E-Mail-Adresse werden alle E-Mail-Adressen aufgeführt, es ist aber nur die Default-E-Mail-Adresse markiert.
Wenn die E-Mail an eine andere E-Mail-Adresse oder auch an eine zweite E-Mail-Adresse gehen soll, passen Sie bitte die Häkchen entsprechend an.

Es wird pro Eigentümer nur eine E-Mail verschickt, wenn ein Eigentümer mehrere Immobilien hat, werden alle in dieser E-Mail zusammengefasst dargestellt.

Vorlage

Es wurde eine spezielle Vorlage für den Eigentümerbericht erstellt, die standardmäßig auch ausgewählt ist. Mit einem Klick in das Feld, können Sie auch andere Vorlagen auswählen, diese müssen die Vorlagenart “Aktivitätenbericht” besitzen.

Einstellungen fürs Versenden

Sie können sich jeweils eine Blindkopie der versendeten Berichte zusenden lassen.

Kontrollieren Sie bitte die Signatur und – falls Sie mehrere Postfächer benutzen – wie beim normalen E-Mail-Versand im Feld “Identität” den Absender.

Vorschau Eigentümer-Serienreport

Vor dem Versenden der Eigentümerbnachrichtigungen kontrollieren Sie bitte die E-Mails im Reiter Vorschau.

Die Vorschau kann für jeden Eigentümer – also jede einzelne E-Mail – angezeigt werden. Wählen Sie dazu in der Auswahlliste den gewünschten Eigentümername und die Vorschau wird erstellt.

Wenn für den gewählten Eigentümer keine Aktivitäten für einen Bericht vorliegen, wird statt der Vorschau ein Hinweis eingeblendet “Nachricht enthält keine Aktivitäten und wird nicht versendet”. In diesem Fall haben Sie keinen Zeitraum angegeben oder in der Immobilie sind keine Aktivitäten für das “Immobilientracking” in dem gewünschten Zeitraum vorhanden.

Wenn die Berichte z.B. sehr umfangreich sind, können Sie diese zur Kontrolle auch zuerst an sich selbst senden. Dazu klicken Sie bitte unten links auf “Test an mich selbst”.

Mit “Alle versenden” werden die einzelnen E-Mails verschickt. Dies wird als Aktivität im Adressdatensatz des Eigentümers und im Maklerbuch seiner Immobilien eingetragen.

Nach dem Versand wird ein Hinweis angezeigt, in dem nochmals steht, wieviele Berichte verschickt wurden.

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