Aktivitäten Nachweis / Brief

Um für eine einzelne Immobilie dem Eigentümer Aktivitäten mitzuteilen, öffnen Sie die gewünschte Immobilie, wechseln Sie auf den Karteireiter “Maklerbuch” und wählen Sie die gewünschten Einträge aus. Hierzu selektieren Sie die Einträge auf der rechten Seite mit einem Häkchen. Wenn Sie seitenübergreifend alle Maklerbucheinträge markieren möchten, können Sie dies über das Auswahlmenü “Selektion” einstellen.

Wählen Sie anschließend aus dem unteren “Aktionen”-Menü den Punkt “Eigentümer Brief” aus.

Es öffnet sich jetzt der “Schreiben erstellen-Dialog”.

Sie könne in diesem Dialog zwischen Word und PDF-Briefvorlagen wählen. Die hier ausgewählte Vorlage können Sie, wenn Sie eine PDF-Brief-Vorlage gewählt haben, per Mail an den/die Eigentümer senden. Beachten Sie, es werden alle Eigentümer angeschrieben, auch wenn diese in diesem Popup nicht als Empfänger angezeigt werden.

Mit einem Klick in das Feld Vorlagen können Sie auch andere Vorlagen auswählen, die für Aktivitätenberichte als Word- oder PDF-Brief vorgesehen sind.

Mit einem Klick auf “Erstellen” wird das Dokument erstellt und sie können es öffnen oder speichern.

Wenn Sie mehreren Eigentümern gleichzeitig einen Aktivitätennachweis zukommen lassen wollen, können Sie das aus der Listenansicht der Immobilien. Haken Sie die entsprechenden Immobilien in der Liste an und wählen Sie in der Aktionenleiste die Funktion “Eigentümerbrief erstellen” aus.

Es öffnet sich jetzt der “Eigentümerbrief”-Dialog. Wählen Sie unter “Vorlage:” aus dem Ordner “onOffice Systemvorlagen” z.B. die Vorlage “Aktivitätenbericht 1”.

Im Reiter “Objekte” sehen Sie die Liste der gewählten Immobilien.

Bestimmen Sie den Zeitraum der Aktivitäten, über die Sie die Eigentümer informieren möchten im Reiter “Optionen”. Anschließend klicken Sie auf Brief erstellen.

Über das Download-Fenster haben Sie die Möglichkeit die erstellten Dokumente in Word zu öffnen und zu überprüfen.