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onOffice Sync
onOffice Sync a través de memotoo
Cuando se sincroniza a través de memotoo, en la mayoría de los casos la configuración básica está en el usuario y los derechos se establecen en consecuencia.
Tendrá que configurar usted mismo la sincronización en su teléfono inteligente o en otros destinos de sincronización; encontrará las instrucciones pertinentes después de las notas.
El tipo y el alcance de los datos sincronizados y la forma de sincronizarlos se encuentran en Configuración en onOffice.
Nota:
Aviso de seguridad: Por favor, haga una copia de seguridad de sus datos en su teléfono inteligente o en Microsoft Outlook antes de la primera sincronización.
Notas:
La mayoría de las veces, cuando se sincroniza con onOffice enterprise por primera vez, ya lleva un tiempo utilizando su teléfono inteligente. Para evitar duplicidades en el teléfono inteligente y en Microsoft Outlook, se recomienda crear carpetas o calendarios separados. Estos deben ser utilizados como el objetivo de la sincronización.
Por favor, no cambie el destino de la sincronización posteriormente. En la siguiente sincronización pueden faltar datos o producirse duplicados.
La forma de crear nuevas carpetas y calendarios variaría según el dispositivo y el software. Consulte las ayudas correspondientes para obtener más explicaciones.
Si ya tiene datos similares en su cliente (por ejemplo, Microsoft Outlook o smartphone) que en onOffice enterprise, elimine los datos duplicados en su cliente antes de la primera sincronización. De lo contrario, se crean duplicados.
Por favor, sólo pase el teléfono inteligente a otro usuario de la edición de onOffice enterprise después de informar al soporte de onOffice (+34 93 607362 0). Sólo entonces podremos desactivar y/o asignar correctamente las cuentas de usuario si es necesario.
La sincronización automática en general, la dirección en la que deben sincronizarse los datos y otros ajustes se definen en la configuración del usuario .
Aquí explicamos cómo sincronizar, qué se sincroniza y qué ocurre cuando se borran los datos.
¿Cómo se realiza la sincronización?
Abra la ventana emergente de onOffice a través del menú Sincronización.
Usted decide si quiere sincronizar de forma automática o manual. Puede establecerlo en la configuración del usuario de Sync en “sincronización automática”.
La sincronización automática es la norma. Puede desactivar la sincronización automática o excluir de la sincronización un área que no deba sincronizarse automáticamente en los ajustes del usuario en “Dirección de la sincronización”.
Para la sincronización manual, haga clic una vez en la unidad correspondiente y se iniciará el proceso de sincronización.
También puede hacer clic en “sincronizar todo” y las unidades activadas se sincronizarán.
La sincronización se ha realizado con éxito cuando aparece una marca gris delante de la unidad correspondiente. Haga clic en el botón “Cerrar” para cerrar la ventana emergente.
Sincronización para otros usuarios
Con los permisos adecuados, también puede controlar onOffice Sync para otros usuarios. Para ello, seleccione el usuario en el campo “Cuenta a sincronizar”.
A través del derecho de usuario “Sincronizar para otros usuarios” se realiza una actualización masiva limitada para otros usuarios. Al hacerlo, se activa o desactiva el gancho de sincronización en las direcciones para otros usuarios mediante la actualización masiva. Puede encontrar más información sobre Sync para otros aquí.
Limitaciones
En cada ejecución de sincronización se sincronizan un máximo de 500 contactos. Si tiene más contactos, citas o tareas, inicie el proceso de sincronización varias veces.
Error de sincronización
Si alguna vez una sincronización contiene errores, se aclara con la nota correspondiente. En este caso, envíanos la fecha y la hora de la sincronización y díganos qué quería sincronizar y dónde se produjo el error.
Si la sincronización automática ha fallado cinco veces seguidas, no se realiza ningún otro intento de sincronización automática. En este caso, puede reiniciar la sincronización automática a través de la ventana emergente Sincronización.
¿Qué se sincroniza?
Los contactos, las citas y las tareas se pueden sincronizar desde onOffice.
Contactos
Sólo se sincronizan desde onOffice los contactos para los que está activa la marca de verificación “Sincronización onOffice”. Encontrará la casilla en los detalles del contacto en la categoría “Administración”.
Si no ve este campo y casilla de verificación, debe activarlo primero en la administración .
Con la actualización masiva, puede activar varios contactos para la sincronización a la vez. Por favor, limite la vista de la lista en el módulo de contactos a través de un filtro o una lista de trabajo para que sólo aparezcan los contactos que deben ser modificados. La actualización masiva se inicia a través de .
Recomendamos asignar siempre los números de teléfono, de fax y las direcciones de correo electrónico a un tipo de contacto (comercial / privado).
Fechas
Para que una cita se sincronice, debe estar introducido como usuario en la cita correspondiente en onOffice. Si su usuario está asignado a un grupo, onOffice también lo reconoce como su cita. Las citas individuales y en serie están sincronizadas. Los casos especiales, como “cada tercer lunes del mes”, no pueden sincronizarse y, por tanto, se ignoran.
Tareas
Para que una tarea se sincronice, su nombre debe estar en el campo responsabilidad de la tarea de onOffice.
Eliminación de datos
Si, por ejemplo, borra un contacto en Microsoft Outlook y lo sincroniza con onOffice, no se borra en onOffice, pero se elimina la marca “sincronización con onOffice” en el registro del contacto. Una cita se establece como “Cancelada” cuando se sincroniza en onOffice enterprise y no se elimina.
Se trata de una medida de seguridad para evitar el borrado accidental de datos y enlaces en onOffice.
Eliminación de datos
Si definitivamente quiere borrar datos, siempre debe hacerlo primero en la edición de onOffice enterprise y luego sincronizar.
IMPORTANTE: Si desea eliminar un contacto, la “marca de verificación de sincronización” debe estar activada en la edición de onOffice enterprise para que la entrada también se elimine en el registro de contactos.
Si se ha activado el módulo adicional onOffice Sync para usted, recibirá sus datos de acceso personales por correo electrónico. Por favor, use esto para configurar en su teléfono Android de la siguiente manera.
En primer lugar, accede a los “Ajustes” de tu teléfono Android. Allí se selecciona “Cuentas”.
Una vez allí, pulse “Añadir cuenta”.
El tipo de cuenta a seleccionar ahora es “Exchange ActiveSync”.
Después tiene que introducir los datos de su cuenta de Memotoo, que ha recibido por correo.
Después, pulse “Siguiente” y especifique qué datos deben sincronizarse y con qué frecuencia. Seleccione “Automático(Push)” para la frecuencia y según sea necesario y seleccionado en Contactos, Calendario y Tareas del enterprise.
La configuración se completa con la asignación de un nombre de cuenta, que es sólo para información (para la selección de la agenda o el registro de contactos).
La configuración ya está completa. A partir de ahora, los contactos y las citas se asignan a la cuenta en el momento de su creación y, por tanto, se sincronizan. La última cuenta seleccionada es la primera sugerida en la ventana de diálogo.
Si el módulo adicional onOffice Sync ha sido activado para usted, recibirá sus datos de acceso personales por correo. Por favor, utilice esto para configurarlo en su iPhone de la siguiente manera:
Apple a veces cambia los ajustes de “Correo, Contactos, Calendario”, para iOS 13 y 14 los puede encontrar en Correo, para versiones anteriores son otros elementos en los ajustes.
En primer lugar, acceda a los “Ajustes” de su iPhone. Allí se seleccione “Correo y luego Cuentas”.
Una vez allí, pulse “Añadir cuenta”.
El tipo de cuenta a seleccionar ahora es “Exchange”.
Después tiene que introducir los datos de su cuenta de Memotoo, que ha recibido por correo.
Ahora seleccione “Configurar manualmente
Tras hacer clic de nuevo en “Siguiente”, se le pedirá que introduzca la contraseña.
Introduzca aquí los demás datos.
Por último, seleccione las funciones que desea sincronizar:
- Contactos
- Fechas
- Tareas
Los correos electrónicos no se pueden sincronizar.
La configuración ya está completa.
Cuando introduzca las citas, asegúrese de utilizar el calendario/cuenta correcto (la cuenta de Memotoo Sync) y el registro de contactos.
Lo mejor es establecer la cuenta de sincronización como predeterminada tanto para el calendario como para el registro de contactos. Esto se hace de nuevo en los ajustes del iPhone en .
Servicios en la nube como Google y iCloud
En este caso, sin embargo, la configuración debe ser realizada por el propio Memotoo.
- Google: Si lo desea, puede configurar la sincronización para que sólo se sincronice un tipo/categoría de cita y un tipo/grupo de contacto.
- iCloud: La sincronización del calendario entre iCloud y Memotoo no funciona de forma fiable, ya que las citas a veces no se transfieren. Por lo tanto, se recomienda encarecidamente no configurarlo con el iCloud
- Alternativa: Sincronización en Mac, iPhone, iPad, etc. a través de CalDAV / CardDAV o Exchange Active Sync.
CalDAC y CardDAV
Nota:
Tenga en cuenta que añade el siguiente atributo a su nombre de usuario: “_dispositivo=NOMBRE”. NAME puede ser sustituido por cualquier combinación de dígitos 0-9 y letras A-Z. En aras de la claridad, se recomienda referir el nombre al dispositivo utilizado, por ejemplo
- Para un iPhone:“_device=iPhone”
- Para MacOS:“_device=MacBook”
Así, un nombre de usuario correcto sería, por ejemplo: “maxmustermann_device=iPhone”.
Sincronización con Google Calendar y Gmail
Sincronización de contactos de Gmail:
- Haz clic en él y confirma con “Permitir que Memotoo acceda a mis contactos de Gmail”
- A continuación, se le redirigirá a la página de Google, donde deberá iniciar sesión y hacer clic en “Permitir”.
- Seleccione el tipo de sincronización y lo que se va a sincronizar. El orden de clasificación puede quedar “vacío”.
- Confirme con “Sincronizar”.
Calendario de Google: Sincronización del calendario
- Haz clic en él y confirma con “Permitir que Memotoo acceda a tu Google Calendar”
- A continuación, se le redirigirá a la página de Google, donde se le pedirá que inicie sesión y haga clic en “Permitir”.
- Seleccione el tipo de sincronización, el calendario de destino y la categoría a sincronizar. También puede sincronizar “Todas las citas del calendario de Memotoo”.
- Se recomienda activar la casilla de verificación de abajo.
- Ahora haga clic en “Sincronizar
Outlook – Exchange ActiveSync
Nota:
No se sincronizan las citas/calendarios existentes en Outlook Sólo se añade un nuevo calendario, que debe utilizarse para la sincronización.
Puede encontrar las instrucciones para la sincronización con Outlook 2016 aquí.