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HiNoa Cowork – Assistenza personale

Descrizione

Assistente personale basato sull’intelligenza artificiale per ogni membro del team.

Noa Cowork è un assistente basato sull’intelligenza artificiale che ogni membro del team può contattare per telefono. Tu indichi cosa bisogna fare – Noa lo esegue direttamente in onOffice, comprese le azioni relative al calendario e alle Email.

Un esempio: Dopo una visita, chiami Noa dall’auto:

«Invia al signor Albrecht la sintesi su Lindenstraße 12, registra l’attività e crea un compito per venerdì.»

Prima ancora che torni in ufficio, l’Email è stata inviata, l’attività relativa al contatto e all’immobile è stata documentata e il compito è stato creato.

Ecco cosa fa Noa, ad esempio:

  • Scrivere e inviare Email – inclusi modelli, brochure e file da onOffice
  • Creare attività, compiti e promemoria
  • Gestire il calendario e inviare inviti agli appuntamenti
  • Gestire il CRM, ad esempio i contatti, le attività e le voci nella cronologia.

Hai sempre tutto sotto controllo: Tu definisci quali azioni devono essere eseguite automaticamente e in quali casi è necessaria un’approvazione, ad esempio prima dell’invio esterno di un’Email.

Le chiamate a Noa vengono autenticate singolarmente e ogni azione eseguita è tracciabile nel CRM.

Noa Cowork è preconfigurato per le società immobiliari, conforme al GDPR e pronto all’uso in pochi minuti senza bisogno di complessi progetti IT.

Attivazione

Attiva HiNoa in modo semplice direttamente qui nel Marketplace.

Configurazione e primi passi

Questa guida ti accompagnerà, in pochi minuti, attraverso l’intera procedura di configurazione di Noa Cowork in onOffice. Non è necessario avere un progetto IT né conoscenze tecniche preliminari.

Passo 1 – Apri Noa Cowork

È possibile accedere a Noa Cowork tramite il menu “Marketplace” nella barra di navigazione superiore di onOffice.

  1. Fai clic su “Marketplace” nella barra dei menu in alto.
  2. Seleziona Noa Cowork.
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Fase 2 – Seleziona il numero di utenti

Alla prima apertura viene visualizzata la pagina della licenza.

  1. Seleziona il numero di utenti Noa Cowork per la tua azienda. Un dipendente è un utente.
  2. Conferma la selezione in onOffice.
HiNoa Bild2

Qual è la licenza più adatta? Noa Cowork prevede una tariffa per ogni utente; il contingente di conversazioni è condiviso tra tutti gli utenti del tuo account.

Fase 3 – Inserimento: Salva il numero di telefono

Dopo aver selezionato la licenza, quando apri Noa Cowork per la prima volta, si avvia automaticamente una breve procedura di onboarding. Le seguenti impostazioni possono essere modificate in qualsiasi momento in seguito nella sezione Impostazioni (passaggio 8). In quella sezione puoi aggiungere in seguito anche altri numeri di telefono.

Come primo passo, inserisci il numero di telefono da cui chiamerai Noa. Grazie a questo numero, Noa capisce chi sta chiamando.

  1. Inserisci il tuo numero di telefono nel formato internazionale, ad esempio +4915112345678.
  2. Fai clic su “Avanti”.
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Importante: Inserisci esclusivamente i numeri di telefono che utilizzi tu stesso. Noa non associa al tuo account le chiamate provenienti da numeri non registrati. Assicurati inoltre che il tuo numero di telefono venga trasmesso durante la chiamata. Se il numero di telefono è nascosto, Noa non è in grado di identificarlo.

Fase 4 – Inserimento: Imposta l’indirizzo Email del mittente (facoltativo)

Ora puoi specificare da quale indirizzo Noa invierà le Email. Per impostazione predefinita, in questo campo è già inserito l’indirizzo Email del tuo account utente onOffice.

  1. Accetta l’indirizzo preimpostato oppure inserisci un indirizzo alternativo.
  2. Fai clic su “Avanti”.
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Requisito: L’indirizzo registrato deve essere disponibile nel menu della posta elettronica di onOffice e l’utente deve disporre dei diritti necessari per inviare messaggi tramite tale indirizzo in onOffice. In caso contrario, l’invio non andrà a buon fine.

Fase 5 – Inserimento: Salva il numero Noa nei contatti ed effettua una chiamata di prova

Ora puoi attivare la procedura guidata e farti generare il numero Noa e il PIN personale, con cui potrai contattare l’assistenza. 

  1. Salva la stringa completa che vi viene mostrata come contatto nel tuo telefono, ad esempio con il nome “Noa Cowork”. A questo punto basta cliccare sul contatto: Il numero, la pausa di selezione e il PIN vengono selezionati automaticamente e non è mai necessario inserire il PIN manualmente.
  2. Chiama il tuo numero Noa e verifica che Noa ti dia il benvenuto.
  3. Fai clic su “Concludi”.
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Importante: Inserisci la virgola e il simbolo # esattamente come vengono visualizzati. Se manca un carattere, il PIN non viene trasmesso e la chiamata non viene assegnata al tuo utente.
Quando chiami il contatto, dopo che è stato stabilito il collegamento, sentirai brevemente la sequenza di toni con cui il tuo telefono trasmette il PIN. Questa è la procedura normale e richiede circa un secondo. A quel punto interviene Noa.

Passaggio 6 – Verifica dell’invio delle Email (facoltativo)

Verifica una volta sola se Noa effettua gli invii all’indirizzo corretto.

  1. Se non ancora presenti, inserisci i tuoi dati in onOffice come contatto.
  2. Chiama Noa e richiedi l’invio di un’Email di prova a te stesso, ad esempio: «Mandami un’Email di prova.»
  3. Controlli nella posta in arrivo se l’Email è stata ricevuta e se l’indirizzo del mittente è corretto.

Se l’indirizzo del mittente è diverso: Modifica l’indirizzo del mittente nelle impostazioni di Noa Cowork (passaggio 8) e ripeti il test.

Passaggio 7 – Verificare e modificare le impostazioni (facoltativo)

La configurazione è stata completata con successo. Nelle impostazioni di Noa Cowork puoi modificare la configurazione in qualsiasi momento.

Numeri di telefono
I numeri di telefono da te inseriti durante la procedura di onboarding sono già precompilati qui. È possibile modificarli o aggiungere altri numeri.

Indirizzo Email del mittente
L’indirizzo del mittente selezionato durante la procedura di onboarding è memorizzato qui e può essere modificato. Dopo aver apportato una modifica, ricontrolla l’invio (passaggio 8).

Istruzioni personalizzate per Noa Cowork
Nella sezione “Skills” è possibile integrare le singole funzionalità di Noa Cowork con istruzioni personalizzate. Clicca su “Modifica” e aggiungi le istruzioni per Noa, ad esempio sotto forma di punti chiave.

  • Esempio: «Utilizza il nostro modello standard per tutte le Email, a meno che non ti chieda espressamente di usarne un altro.»
  • Esempio: «Inserisci sempre le attività in onOffice sotto forma di punti chiave.»
  • Esempio: «Inserisci sempre gli appuntamenti per le visite con una durata di 45 minuti.»
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Assistenza
Per qualsiasi domanda sulla configurazione, contattaci in qualsiasi momento all’indirizzo support@hinoa.de.

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