HiNoa Cowork – Asistencia personal

Descripción:

Asistente personal de IA para cada miembro del equipo.

Noa Cowork es un asistente de IA al que cualquier miembro del equipo puede llamar por teléfono. Tú dices lo que hay que hacer y Noa lo lleva a cabo directamente en onOffice, incluidas las tareas relacionadas con el calendario y el correo electrónico.

Ejemplo: Tras una visita, llamas a Noa desde el coche:

«Envía a Juan Pérez el exposé de la calle Alcalá 123, registra la actividad y crea una tarea para el viernes.»

Antes de que vuelvas a la oficina, el correo electrónico ya se ha enviado, la actividad se ha documentado en el contacto y en la propiedad, y la tarea se ha creado.

Por ejemplo, Noa se encarga de:

Redactar y enviar correos electrónicos, incluidas plantillas, exposés y archivos de onOffice.
Crear actividades, tareas y seguimientos.
Gestionar el calendario y enviar invitaciones a citas
Mantener actualizado el CRM, por ejemplo, contactos, actividades y entradas en el diario del agente.

Tú mantienes el control en todo momento: Tú decides qué acciones se ejecutan automáticamente y en qué casos es necesaria una autorización, por ejemplo, antes del envío externo de un correo electrónico.

Las llamadas a Noa se autentican individualmente y cada acción ejecutada puede consultarse en el CRM.

Noa Cowork está preconfigurado para empresas inmobiliarias, cumple con el RGPD y puede ponerse en funcionamiento en pocos minutos sin necesidad de un proyecto informático complejo.

Activación

Activa HiNoa fácilmente aquí en el Marketplace.

Configuración y primeros pasos

Esta guía te explica en pocos minutos cómo configurar Noa Cowork por completo en onOffice. No necesitas ningún proyecto informático ni conocimientos técnicos previos.

Paso 1: Abrir Noa Cowork

Puedes acceder a Noa Cowork a través del menú global «Marketplace» de la barra de navegación superior de onOffice.

Haz clic en «Marketplace» en la barra de menú superior.
Selecciona «Noa Cowork».

Paso 2: Seleccionar el número de usuarios

Al abrirlo por primera vez, aparecerá la página de licencias.

Selecciona el número de usuarios de Noa Cowork para tu empresa. Cada empleado corresponde a un usuario.
Confirma la selección en onOffice.

¿Qué licencia es la adecuada? Noa Cowork se factura por usuario, mientras que el número de minutos disponibles se comparte entre todos los usuarios de tu cuenta.

Paso 3 – Onboarding: Añadir el número de teléfono

Después de seleccionar la licencia, se inicia automáticamente un breve proceso de onboarding la primera vez que abres Noa Cowork. Más adelante, puedes modificar estos ajustes en cualquier momento desde la configuración (paso 8). También podrás añadir más números de teléfono posteriormente.

En el primer paso, introduce el número desde el que llamarás a Noa. Noa utiliza este número para identificar quién está llamando.

Introduce tu número de teléfono en formato internacional, por ejemplo, +4915112345678.
Haz clic en «Siguiente».

Importante: Introduce únicamente números de teléfono que utilices tú mismo. Noa no asignará las llamadas realizadas desde números no registrados a tu cuenta de usuario. Además, asegúrate de que tu número de teléfono se muestre al realizar la llamada. Si el número está oculto, Noa no podrá identificarte.

Paso 4 – Onboarding: Establecer la dirección de correo del remitente (opcional)

Ahora puedes indicar desde qué dirección de correo electrónico enviará Noa los correos. Este campo se completa de forma predeterminada con la dirección de correo electrónico de tu cuenta de usuario de onOffice.

Puedes utilizar la dirección de correo electrónico preestablecida o introducir una dirección alternativa.
Haz clic en «Siguiente».

Requisitos La dirección de correo introducida debe estar disponible en tu menú de correo electrónico de onOffice y debes tener autorización en onOffice para enviar correos desde esa dirección. De lo contrario, el envío fallará.

Paso 5 – Onboarding: Guardar el número de Noa como contacto y realizar una llamada de prueba

Ahora activa el asistente y genera tu número de Noa y tu PIN personal, con los que podrás acceder a tu asistente.

Guarda como contacto en tu teléfono la cadena completa que se muestra, por ejemplo, con el nombre «Noa Cowork». Después, solo tendrás que tocar el contacto: El número, la pausa de marcación y el PIN se marcarán automáticamente, por lo que nunca tendrás que introducir el PIN manualmente.
Llama a tu número de Noa y comprueba que Noa te saluda.
Haz clic en «Finalizar».

Importante: Utiliza la coma y la almohadilla exactamente como aparecen. Si falta algún carácter, el PIN no se transmitirá y la llamada no se asignará a tu usuario..
Cuando llames al contacto, después de establecerse la conexión escucharás brevemente la secuencia de tonos con la que tu teléfono transmite el PIN. Este es el proceso normal y dura aproximadamente un segundo. Después, Noa responderá.

Paso 6 – Probar el envío de correos electrónicos (opcional)

Comprueba una vez si Noa envía los correos desde la dirección correcta.

Créate como contacto en onOffice, si todavía no lo has hecho.
Llama a Noa y pídele que te envíe un correo electrónico de prueba, por ejemplo: «Envíame un correo electrónico de prueba»
Comprueba en tu bandeja de entrada si has recibido el correo electrónico y si la dirección del remitente es correcta.

Si la dirección del remitente no es correcta: Ajusta la dirección del remitente en la configuración de Noa Cowork (paso 8) y repite la prueba.

Paso 7 – Comprobar y ajustar la configuración (opcional)

Has completado correctamente la configuración. En la configuración de Noa Cowork puedes modificar tu configuración en cualquier momento.

Números de teléfono
Los números de teléfono que has introducido durante el onboarding aparecen aquí de forma predeterminada. Puedes modificarlos o añadir otros números.

Correo electrónico del remitente
La dirección del remitente seleccionada durante el onboarding aparece aquí y se puede modificar. Después de realizar un cambio, vuelve a comprobar el envío (paso 8).

Instrucciones personalizadas para Noa Cowork
En «Skills» puedes añadir instrucciones personalizadas a determinadas capacidades de Noa Cowork. Haz clic en «Editar» y añade tus instrucciones para Noa, por ejemplo, en forma de viñetas.

Ejemplo: «Utiliza nuestra plantilla estándar para todos los correos electrónicos, a menos que te pida que utilices otra.»
Ejemplo: «Registra siempre las actividades en onOffice en forma de viñetas.»
Ejemplo: «Registra siempre las citas de visita con una duración de 45 minutos.»

Asistencia
Si tienes preguntas sobre la configuración, puedes contactarnos en cualquier momento en support@hinoa.de.

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