onOffice Services – Zapier – Intercambio de datos y automatización

Zapier-Consulting con Santino Giese:

Descripción:

Zapier como pasarela central de datos. Los datos se pueden intercambiar con cientos de otras aplicaciones basadas en la nube a través de Zapier, que también proporcionan una conexión con Zapier. Se pueden crear y utilizar procesos complejos entre diferentes programas sin necesidad de conocimientos de programación.

Ejemplo de aplicación: ¿Tu cliente completa un formulario en otro cloudservice? Deja que Zapier cree automáticamente un contacto y una tarea en onOffice enterprise.

Activación

Active Zapier a través de «Marketplace >> Información general >> Zapier >> «Activar ahora» en tu cuenta de Marketplace.

Conectar Zapier con enterprise:

Si Zapier está activado en el Marketplace, el servicio se puede configurar a través de «Zapier >> Configuración» en el menú del Marketplace. La ventana emergente le muestra el «CustomerWebId» y la «API Key» que necesita para conectar Zapier con onOffice enterprise.

A continuación, selecciona «Apps» en el menú de la izquierda en Zapier, busca «onOffice» y selecciona la aplicación onOffice a través de «Connect».

A continuación, introduce el «CustomerWebId» y la «API Key» de onOffice enterprise para establecer la conexión.

Después de eso, se puede utilizar el servicio y crear Zaps.

Uso:

Información de Zapier sobre la aplicación onOffice beta:

Crear Zap:

Crear un nuevo Zap.

Action-Events

Si deseas ejecutar acciones en onOffice, primero debes crear un desencadenador en otro software que active la acción.

Selecciona un evento y verifica qué datos se leerán.

A continuación, haz clic en el módulo de acción y selecciona «onOffice enterprise».

Selecciona un evento.

Si aún no has conectado Zapier y onOffice como se describe anteriormente en «Conexión de Zapier con enterprise», puedes hacerlo durante la creación de un Zap. Si la conexión ya existe, simplemente selecciona la conexión existente. Haz clic en «Conectar onOffice» en «Cuenta» en Zapier.

Los datos necesarios se encuentran en la configuración de Zapier en onOffice (onOffice – Menú: Marketplace >> Zapier >> Configuración). Copia el CustomerWebId y el API-token en la ventana emergente de Zapier.

Configura la acción en el paso siguiente seleccionando para los campos de destino de qué campos del software de origen deben leerse los valores.

Por último, prueba el Zap.

Tras una prueba satisfactoria, el Zap se activa mediante el botón «Publicar».

Prólogo Eventos desencadenantes

En principio, los desencadenadores de onOffice-Zapier están diseñados para activarse solo cuando el usuario considera que el mantenimiento de los datos de un inmueble / contacto está completo.

Por esta razón, se prevé un inicio manual por parte del usuario o un inicio (parcialmente) automatizado mediante el uso del gestor de procesos de onOffice.

Eventos Trigger:

Haz clic en el componente del desencadenador si deseas leer datos de onOffice y transferirlos a otro software.

Busca también aquí la aplicación Zapier «onOffice».

Por ejemplo, selecciona «Obtener contacto» como evento Trigger. Con este desencadenador, puedes leer todos los datos de contacto. Otros activadores son «Obtener propiedad», «Noticias de propiedad para canal de medios sociales», «Recuperar archivo de propiedad».

Selecciona qué datos de un inmueble/contacto deben leerse desde onOffice.

A continuación, crea la acción y configura el Zap completo.
Puedes encontrar más información en la ayuda de Zapier https://zapier.com/help.

Están disponibles las siguientes acciones:

Crear Actividad / Registro de Agentes, Crear Contacto, Crear Cita, Crear Asociaciones como Inquilino/Comprador, etc., Crear Propiedad, Crear Tarea, Actualizar Contacto, Actualizar Cita, Actualizar Propiedad, Actualizar Tarea, Cargar Archivo, Buscar Dirección, Buscar Cita, Buscar Propiedad, Buscar Asociaciones, Buscar Tarea.

Activar Zap manualmente

Transfiere los datos a sus otras herramientas una vez completado el mantenimiento de los datos.

Ejemplo: Transferencia de un contacto

Si has seleccionado onOffice o un evento «Buscar contacto» en el activador en Zapier, abre un contacto en onOffice. Haz clic en «Marketplace» >> Zapier >> Iniciar Zaps» en la barra de acciones.

Información sobre la usabilidad limitada debido a las posibilidades de la API Zapier

Lamentablemente, la API de Zapier ya no ofrece la posibilidad de leer o recibir las etiquetas de los Zaps.

Explicación técnica: Cuando se activa un Zap, se transmite a nuestro servidor una URL para iniciar un Zap. Sin embargo, no se transmite ninguna ID de Zap ni etiqueta de Zap.
Por lo tanto, no es posible identificar el Zap al consultar todos los datos de Zap.
La ID de proceso mostrada se refiere únicamente a la ejecución de un Zap y no corresponde a la ID de Zap.
Cada vez que se desactiva y se reactiva un Zap, se genera una nueva ID de proceso.

Por esta razón, el nombre de un zap en la ventana emergente debe cambiarse manualmente (se requieren derechos de administrador). La asignación solo es posible si activa Zaps individualmente y cambia inmediatamente el nombre del Zap que aparece en la ventana emergente.

Para ello, haz clic en el botón Editar de la columna «Zap».
Selecciona un Zap y haz clic en «Iniciar».

El Zap se ha iniciado con éxito.

Activar Zap automáticamente a través del gestor de procesos:

Utiliza el módulo «Autoinicios» del gestor de procesos y selecciona como activador, por ejemplo, un valor de un campo de selección única.  A continuación, crea un módulo «Webhook».

En el módulo «Webhook», selecciona el servicio «Zaps de contacto (Process Manager)».

Puedes encontrar el «process_id» en la llamada manual de los Zaps (barra de acciones del Marketplace >> Zapier >> Iniciar Zaps). Tras activar el proceso, el autoinicio activa el Zap configurado.

Atención: Zapier siempre asigna un nuevo ID de proceso para un zap en cuanto se desactiva y reactiva un zap. Lo ideal es que solo configures el proceso onOffice cuando el Zap funcione al 100% y cumpla tus requisitos.

Zap historia:

En general, todo se prueba cuando se crean zaps antes de que el zap pueda activarse. En Zapier, también puedes comprobar durante el funcionamiento si tu Zap se está ejecutando correctamente.

Para ello, ve al historial de Zaps. Abre el Zap correspondiente en «Zap runs».

Aquí puedes ver exactamente en qué paso puede haber problemas.

Herramientas Zapier Formatter:

En algunos casos es necesario utilizar las herramientas de formateo de Zapier (Zapier Formatter).  Crea, por ejemplo, una tabla de búsqueda para asignar los tipos de tareas de Outlook a los tipos de tareas de onOffice.

Selecciona el campo correspondiente como «Clave de búsqueda», en este caso «Categorías». (Outlook). Introduce el número del tipo de tarea de onOffice en la tabla de consulta.

Encontrarás el número en el siguiente paso «5. Crear tarea en onOffice».

Crea la acción «Crear tarea» o «Buscar tarea».
Haz clic en el campo «Tipo» al asignar. Todos los valores de onOffice, incluido el número, se muestran allí; ahora también puede funcionar con el nombre de la clave.

Selección de usuario en las acciones de onOffice:

Si deseas definir el usuario dentro de onOffice en las tareas, por ejemplo, puedes introducir el nombre de usuario en el campo correspondiente de la acción o simplemente utilizar la dirección de correo electrónico que está almacenada en el usuario de onOffice.
Si utilizas las mismas direcciones de correo electrónico en el software de origen (activador), no necesitarás ninguna tabla de búsqueda.

Más ayuda

Puedes encontrar la ayuda general de Zapier del proveedor aquí.

¿Necesita ayuda? Nuestro socio consultor Santino Gieseestará encantado de ayudarte.

ATENCIÓN:
Al activar este servicio, acepta exclusivamente el Acuerdo de Procesamiento de Datos de onOffice en relación con la interfaz entre onOffice y Zapier.
Para conocer qué datos pueden ser transferidos y qué acuerdos deben celebrarse con el proveedor Zapier Inc., consulta directamente con el proveedor Zapier Inc.