onOffice Services – DocuSign Connector – firmas digitales

1. Introducción

Con nuestra interfaz gratuita, puedes enviar sobres de firma electrónica directamente desde onOffice enterprise.

Tienes la flexibilidad de enviar documentos con o sin el DocuSign-Editor. El posicionamiento automático de los campos de firma acelera el proceso de firma.

Gracias a la integración fluida con onOffice enterprise, ahorra tiempo y reduce significativamente el esfuerzo manual, al mismo tiempo que se beneficia de las destacadas funciones de firma electrónica de DocuSign.

Instrucciones en video

2. Administración

Para utilizar el servicio, primero debes conectar tu cuenta de DocuSign con enterprise. Para ello, accede al menú del Marketplace en la parte superior y seleccionsa el servicio «DocuSign Connector >> Administración», y sigue las instrucciones.

Después de una conexión exitosa, podrás gestionar tu cuenta aquí. Tenga en cuenta que todas las funciones de administración solo son visibles para los administradores. Los usuarios normales solo ven la pestaña «Información del usuario».

En la pestaña «Información de usuario» encontrarás la información relevante sobre tu cuenta DocuSign vinculada.

Todos los usuarios conectados a esta cuenta de DocuSign aparecen en la pestaña «Gestión de usuarios» . Puedes eliminar usuarios de la asignación de cuentas DocuSign a través de «Eliminar asignaciones» .

En la pestaña «Ajustes» del área «Ajustes generales «, puedes especificar si los miembros del grupo de onOffice deben conectarse automáticamente al primer acceso eSignature conectado de un miembro del grupo (por ejemplo, el director de la oficina). Atención: Esto da acceso a todos los usuarios a la cuenta de usuario de DocuSign y les permite compartirla.

Estos miembros del grupo aparecerán en la pestaña «Administración de usuarios» después de haber utilizado el servicio por primera vez.

Puedes definir plantillas de mensajes en el área «Plantillas de mensajes» . El asunto y el mensaje del correo electrónico al cliente pueden configurarse previamente para distintos fines. A continuación, pueden seleccionarse en las funciones «Enviar sobre» o «Utilizar plantilla».

3. Obtener firma

En cada contacto, puedes acceder al servicio de DocuSign desde el menú del Marketplace en la barra de acciones, seleccionando «DocuSign Connector >> Obtener firma» .

Se abre la ventana emergente del servicio.

Carga en la sección «Documentos» los documentos cuya firma desea obtener. A través de «Cargar» puedes elegir si deseas cargar archivos locales desde el PC o archivos de la ficha de archivos del contacto y, a continuación, selecciona los documentos deseados.

El contacto desde la que accedió al servicio se introduce como destinatario . Puedes añadir más destinatarios. Para cada destinatario, puede configurar si debe firmar los documentos o solo recibir una copia.

En el área de «Mensaje «, defina el asunto y el contenido del correo electrónico. Los documentos que deben firmarse se adjuntan al correo electrónico. Puedes utilizar el icono de documento «Utilizar plantilla de mensajes» para seleccionar plantillas de mensajes configuradas previamente de la administración.

En «Opciones» , puedes activar o desactivar la configuración de «Colocación automática de campos de firma». DocuSign puede buscar textos en documentos y colocar automáticamente los campos de firma cerca de una secuencia de texto específica (texto ancla). La secuencia de texto se mostrará a la derecha del destinatario. Actualmente, el texto ancla no se puede elegir libremente, sino que es «sig1», «sig2», etc. Se numera para cada destinatario, de modo que pueda insertar fácilmente la secuencia en sus documentos.

Puedes enviar los documentos directamente a través de «Enviar ahora» .

A través de «Abrir editor» puedes realizar más ajustes para el envío en la propia cuenta DocuSign y enviar desde allí.

4. Actividades:

Las actividades del tipo de acción «Firma electrónica» se escriben para las acciones individuales realizadas para lo contactos a los que se escribe.
Se registran acciones como «Sobre enviado», «Sobre completado», «Sobre rechazado», «El destinatario ha firmado», etc.

5. Gestión de plantillas

También se pueden utilizar y enviar plantillas preconfiguradas de DocuSign a través de onOffice enterprise. Estas son visibles en «Administración >> Gestión de plantillas». Para poder utilizar las plantillas, primero hay que configurarlas y activarlas allí.

Encontrarás la gestión de plantillas a través del menú Marketplace en «DocuSign >> Gestión de plantillas».

La información más importante sobre tus plantillas se muestra en forma de lista.

Si pasas el mouse por encima de una línea, puedes abrir la plantilla directamente en DocuSign a través de «Abrir en DocuSign» y editarla allí.

Nota: Actualmente solo se admiten campos de texto genéricos en DocuSign, los demás tipos de datos como «Número», «Desplegable», etc. no se transfieren a onOffice.

Encontrarás ayuda sobre la creación y edición de plantillas en DocuSign en la Ayuda de DocuSign.

Haz clic en «Editar» para abrir la vista detallada de la plantilla en onOffice enterprise. Aquí puedes realizar las asignaciones de campo para los campos de DocuSign y los campos de onOffice. Los datos de los campos de onOffice se transfieren directamente al documento de firma.

Todos los campos DocuSign de la plantilla se muestran en la parte superior izquierda del cuadro DocuSign . La lista puede filtrarse además por «Documento», «Destinatario» y «Campo».

Los campos de onOffice se muestran en la parte superior derecha del cuadro de onOffice . Actualmente solo se pueden asignar campos de contacto a «Vinculación de sobre». Más adelante, también será posible utilizar campos de propiedad.

En «Obtener datos de» ,selecciona si se van a utilizar los datos directamente de la vinculación del sobre (contacto) o si se va a rastrear una relación de contactos (persona responsable de la dirección / datos del usuario).

En «Campo», se puede buscar específicamente por ciertos campos, y la lista se filtrará en función de eso.

Puedes establecer una asignación de campo seleccionando los botones de opción situados junto al campo DocuSign y onOffice. Tras hacer clic en «Asignar» , la asignación es visible en «Asignaciones de campo».

En los «Ajustes de la plantilla» , en «Estado» puedes establecer que la plantilla esté activa o inactiva. Una plantilla creada en DocuSign debe activarse primero aquí.

Si está activada la opción «No almacenar documentos firmados en los registros de contactos de los firmantes» , los documentos no se almacenan en los registros de contactos correspondientes.

Haz clic en «Atrás» para volver a la lista de plantillas, pero se conservarán las asignaciones de campos que haya establecido. Haz clic en «Finalizar» para guardar los «Ajustes de plantilla» y volver a la lista de plantillas.

6. Envío de plantillas

Para enviar una plantilla, abre la función «Obtener firma»  en una base de datos de contactos y abre la pestaña «Enviar plantilla» en la ventana emergente. Se abre la lista de sus plantillas activas.

Selecciona la plantilla deseada utilizando el botón de opción de la izquierda y pulse «Seleccionar». Se abre la vista para enviar la plantilla. El campo «Buscar» permite buscar plantillas concretas.

Introduce los destinatarios que falten. La dirección desde la que abrió el servicio DocuSign se vincula como primer destinatario.

En «Vista previa del contenido de los campos» puedes ver si se ha asignado un valor de onOffice a todos los campos DocuSign del documento. Si no es así, comprueba si existe una asignación de campo para este campo y si el destinatario tiene un valor para el campo en su registro de contacto.

Para Mensaje , el asunto y el mensaje se toman de la plantilla de DocuSign. También puedes utilizar el icono de documento «Utilizar plantilla de mensaje» situado a la derecha de mensaje para seleccionar plantillas de mensaje preconfiguradas de la administración.

Una vez que todo esté correctamente cumplimentado y vinculado, puedes enviar el documento directamente a los destinatarios haciendo clic en «Enviar ahora».

Haz clic en el icono «Atrás» situado en la parte superior de «Plantilla» para volver a la lista de plantillas. Haz clic en «Abrir editor» para abrir el editor de DocuSign, donde podrás realizar ajustes antes del envío.

Ten en cuenta que no es necesario rellenar «Nombre» y «Correo electrónico» en la plantilla DocuSign, ya que estos destinatarios se seleccionan en onOffice. Solo se necesita el rodillo. De lo contrario, el documento también se enviará a los destinatarios introducidos allí.

7. Enviar contratos DocuSign directamente desde el contacto

También puede utilizar DocuSign directamente desde una base de datos de contactos para enviar contratos.

Haz clic en «Crear» en la barra de acciones y selecciona «Contrato» . Se abre una ventana emergente similar a la de  «Escribir cartas». 

Selecciona el modelo de contrato deseado en la ventana emergente. Todas las plantillas de formularios PDF, Word y PDF de la gestión de plantillas están a tu disposición.

Si lo deseas, puede añadir más destinatarios a través de la pestaña «Destinatarios «. En la pestaña «Propiedades «, tienes la posibilidad de vincular propiedades al contrato.

Utiliza la función «Vista previa»para ver el contrato por adelantado.
Si necesitas interrumpir el proceso, puede «guardar como borrador»el contrato en cualquier momento.

Una vez realizados todos los ajustes, haz clic en «Obtener firma». El destinatario y el documento se envían automáticamente al servicio DocuSign, y el resto del proceso se describe en la sección «Obtener una firma» anterior.

8. Portada

Puedes seguir el estado de los sobres enviados en la Portada, accesible a través del menú del Marketplace en la parte superior.

En la barra de filtros en la parte superior, puedes buscar un sobre específico o filtrar por usuario, estado o período.

Los siguientes valores de estado están disponibles en el servicio DocuSign: «Rechazado», «Completado», «Creado», «Eliminado», «No válido», «Firmado», «En proceso», «Enviado» y «Entregado».

9. Comentarios

10. Ayuda con DocuSign