onOffice Services – Zapier – Datenaustausch und Automatisierung

Zapier-Consulting mit Santino Giese

Beschreibung

Zapier als zentrales Daten-Gateway. Über Zapier können Daten mit hunderten weiteren cloudbasierten Anwendungen ausgetauscht werden, welche ebenfalls eine Anbindung an Zapier bereitstellen. Es können komplexe programmübergreifende Prozesse ohne Programmierkenntnisse erstellt und genutzt werden.

Anwendungsbeispiel: Füllt Ihr Kunde ein Formular in einem anderen Cloudservice aus? Lassen Sie Zapier automatisch eine Adresse und eine Aufgabe in onOffice enterprise anlegen.

Freischaltung

Schalten Sie Zapier über „Marketplace >> Übersicht >> Zapier >> „Jetzt freischalten“ in Ihrem Marketplace-Konto frei.

Zapier mit enterprise verbinden

Ist Zapier im Marketplace freigeschaltet, kann der Service über “Zapier >> Einstellungen” im Marketplace-Menü konfiguriert werden. Im Popup werden Ihnen die „CustomerWebId“ und der „API Key“angezeigt, die Sie benötigen, um Zapier mit onOffice enterprise zu verbinden.

Wählen Sie dann in Zapier im linken Menü „Apps“, suchen nach „onOffice“ und wählen über „Connect“ die onOffice-App aus.

Tragen Sie dann die „CustomerWebId“ und den „API Key“ aus onOffice enterprise ein, um die Verbindung herzustellen.

Danach kann der Service genutzt werden und es können Zaps erstellt werden.

Nutzung

Zapier Infos zur onOffice beta App

Zap anlegen

Legen Sie einen neuen Zap an.

Action-Events

Wenn Sie Aktionen in onOffice ausführen lassen wollen, dann erstellen Sie zunächst einen Trigger einer anderen Software, der die Aktion auslösen soll.

Wählen Sie ein Event aus und prüfen Sie, welche Daten ausgelesen werden.

Klicken Sie anschließend auf den Action-Baustein und wählen Sie „onOffice enterprise“ aus.

Wählen Sie ein Event aus.

Wenn Sie Zapier und onOffice noch nicht wie oben unter „Zapier mit enterprise verbinden“ beschrieben miteinander verbunden haben, dann können Sie dies auch während der Erstellung eines Zaps noch tun. Sollte die Verbindung schon bestehen, wählen Sie einfach die bestehende Verbindung aus. Klicken Sie in Zapier bei „Account“ auf „Connect onOffice“.

Die geforderten Daten finden Sie in den Zapier-Einstellungen in onOffice (onOffice–Menü: Marketplace >> Zapier >> Einstellungen). Kopieren Sie die CustomerWebId und das API-Token in das Zapier-PopUp.

Konfigurieren Sie die Action im nächsten Schritt, indem Sie für die Zielfelder auswählen, aus welchen Feldern der Quell-Software Werte ausgelesen werden sollen.

Testen Sie abschließend den Zap.

Nach einem erfolgreichen Test, wird der Zap über den „Publish“-Button aktiviert.

Vorwort Trigger-Events

Grundsätzlich sind die onOffice-Zapier-Trigger vorerst darauf ausgelegt, erst dann ausgelöst zu werden, wenn der Benutzer die Datenpflege einer Immobilie / Adresse für abgeschlossen hält.

Aus diesem Grund ist entweder ein manueller Start durch den Benutzer vorgesehen oder ein (teil-)automatisierter Start durch Verwendung des onOffice Prozessmanagers.

Trigger-Events

Klicken Sie auf den Trigger-Baustein, wenn Sie Daten aus onOffice auslesen lassen und diese an eine andere Software übertragen möchten.

Suchen Sie auch hier nach der “onOffice” Zapier-App.

Wählen Sie als Trigger-Event z.B. “Fetch Address”. Mit diesem Trigger können Sie sämtliche Adressdaten auslesen. Andere Trigger sind „Fetch Property“, „News Property for Social Media Channel“, „Retrieve Property File“.

Wählen Sie aus, welche Daten einer Immobilie/Adresse aus onOffice ausgelesen werden sollen.

Erstellen Sie anschließend die Action und erstellen Sie den vollständigen Zap.
Weitere Informationen finden Sie in der Zapier-Hilfe https://zapier.com/help.

Folgende Actions stehen zur Verfügung:

Create Address, Create Appointment, Create Associations like Tenant/Buyer etc., Create Property, Create Task, Update Address, Update Appointment, Update Property, Update Task, Upload File, Find Address, Find Appointment, Find Property, Find Associations, Find Task.

Zap manuell auslösen

Übertragen Sie Daten nach der vollständigen Datenpflege an Ihre anderen Tools.

Beispiel: Übertragung einer Adresse

Wenn Sie in Zapier im Trigger onOffice bzw. ein “Fetch Address” Event ausgewählt haben, dann öffnen Sie nun eine Adresse in onOffice. Klicken Sie in der Aktionenleiste auf „Marketplace“ >> Zapier >> Zaps starten“.

Information zur eingeschränkten Usability durch die Möglichkeiten der Zapier API

Leider bietet die Zapier API keine Möglichkeit mehr, die Bezeichnungen der Zaps auszulesen oder zu empfangen.

Technische Erläuterung: Bei der Aktivierung eines Zaps wird eine URL zum Start eines Zaps an unseren Server übermittelt. Allerdings wird keine Zap-ID oder Zap-Bezeichnung übermittelt.
Dadurch ist es auch nicht möglich, den Zap bei einer Abfrage aller Zap-Daten zu identifizieren.
Die dargestellte Process-ID bezieht sich leider nur auf den Aufruf eines Zaps und entspricht nicht der Zap-ID.
Bei jeder Deaktivierung und Reaktivierung eines Zaps wird leider eine neue Process-ID generiert.

Aus diesem Grund muss die Bezeichnung eines Zaps im Popup manuell geändert werden (Administrator-Rechte erforderlich). Die Zuordnung ist nur möglich, wenn man Zaps einzeln aktiviert und den im Popup neu erscheinenden Zap sofort umbenennt.

Klicken Sie hierfür auf den Bearbeiten-Butten in der Spalte „Zap“.
Wählen Sie einen Zap aus und Klicken auf „Start“.

Der Zap wurde erfolgreich gestartet.

Zap automatisch per Prozessmanager auslösen:

Verwenden Sie im Prozessmanager den Baustein „Autostart” und wählen Sie z.B. einen Wert eines Singleselect-Feldes als Auslöser aus.  Legen Sie anschließend einen Baustein „Webhook“ an.

Wählen Sie im Baustein „Webhook“ den Service „Adress-Zaps (Prozessmanager)“ aus.

Die “process_id” finden Sie im manuellen Aufruf der Zaps (Marketplace-Aktionenleiste >> Zapier >> Zaps starten). Nach der Aktivierung des Prozesses löst der Autostart den konfigurierten Zap aus.

Achtung: Zapier vergibt für einen Zap immer eine neue Process-ID sobald ein Zap deaktiviert und wieder aktiviert wird. Konfigurieren Sie idealerweise also erst den onOffice Prozess, wenn der Zap 100% funktioniert und Ihren Wünschen entspricht.

Zap-Historie

Generell wird bei der Erstellung von Zaps alles getestet, bevor der Zap aktiv geschaltet werden kann. In Zapier können Sie zusätzlich im laufenden Betrieb nachvollziehen, ob Ihr Zap korrekt ausgeführt wird.

Wechseln Sie dazu in die Zap Historie. Öffnen Sie unter “Zap runs” den entsprechenden Zap.

Hier können Sie genau nachvollziehen, in welchem Schritt ggf. Probleme bestehen.

Zapier Formatter-Tools

In manchen Fällen ist es notwendig die Zapier Formatierungs-Tools zu nutzen (Zapier Formatter).  Erstellen Sie z.B. eine Lookup-Table, um Aufgabenarten aus Outlook den Aufgabenarten von onOffice zuzuordnen.

Wählen Sie das entsprechende Feld als „Lookup Key“ aus, hier „Categories“. (Outlook). In der Lookup-Table tragen Sie die Nummer der Aufgabenart aus onOffice ein.

Die Nummer finden Sie im nächsten Schritt „5. Create Task in onOffice“.

Legen Sie schon Mal die Action „Create Task“ oder „Find Task“ an.
Klicken Sie beim Mapping in das Feld „Type“. Dort werden alle onOffice Werte inkl. der Nummer ausgegeben, ggf. funktioniert es inzwischen auch mit dem Schlüsselnamen.

Benutzerauswahl in onOffice Actions

Wenn Sie z.B. in Aufgaben den Benutzer innerhalb von onOffice festlegen möchten, dann können Sie zum einen den Benutzernamen im entsprechenden Feld der Action eintragen oder Sie verwenden ganz einfach die E-Mailadresse, die im onOffice-Benutzer hinterlegt ist.
Sofern Sie die gleichen E-Mailadressen in der Quell-Software (Trigger) verwenden, benötigen Sie somit keine Lookup-Tables.

Weitere Hilfe

Diese Anleitung für die ersten Schritte und die Konfiguration kann auch hier als PDF heruntergeladen werden. Die allgemeine Zapier-Hilfe des Anbieters finden Sie hier.

Benötigen Sie Unterstützung? Gerne hilft Ihnen unser Consulting-Partner Santino Giese.

BITTE BEACHTEN SIE:
Wenn Sie diesen Service aktivieren, dann akzeptieren Sie ausschließlich die onOffice Auftragsverarbeitungsvereinbarung in Bezug auf die Schnittstelle zwischen onOffice und Zapier.
Welche Daten übertragen werden dürfen und welche Vereinbarungen mit dem Anbieter Zapier geschlossen werden sollten, erfahren Sie beim Anbieter Zapier Inc.