Azione Avvio automatico

Fai avviare i processi autonomamente tramite l’Avvio automatico. Definisci le condizioni generali e la fase del processo verrà mostrata automaticamente al collaboratore responsabile.

In questo modo imposti determinati parametri che avviano il processo. Alcuni processi, ad es., devono essere avviati solo per determinati tipi di record di contatti. Specificando un filtro (vedi Modalità filtro) l’avvio del processo può essere limitato a determinati record. Solo se il contatto o l’immobile è incluso nei record filtrati, il processo viene avviato.

L’avvio automatico può essere avviato anche in reazione alle attività nei record di contatti. Quando arriva un’Email con una determinata caratteristica, si avvia automaticamente un processo.

Affinché i processi non vengano avviati automaticamente già durante la progettazione, l’avvio automatico è inizialmente inattivo. Non appena il modello è stato completato, attiva l’avvio automatico (vedi Attivato).

Quando si aggiunge la fase del processo “Avvio automatico”, appare la seguente maschera:

Qui hai a disposizione le seguenti opzioni di inserimento:

Attivato

Nota: attiva l’avvio automatico solo quando il processo è stato completamente creato e testato.

Parametri di partenza

Decidi se il processo deve essere avviato in caso di modifica dello stato dell’immobile, in una data specificata o tramite altri trigger.

Inhaltsverzeichnis

Data
Stato immobile
Valore del campo
Tipo di azione
Appuntamento

Data

Qui sono disponibili tutti i campi data presenti e attivati in onOffice enterprise edition provenienti da contatti e immobili. In “Numero di giorni” indichi quanti giorni prima / dopo il processo deve essere avviato. Se l’anno della data deve essere ignorato, spunta la casella corrispondente.

Puoi, ad es., creare un processo per gli auguri di compleanno, che viene avviato alcuni giorni prima di un compleanno. Per farlo seleziona nel campo data “Data di nascita”.

Per il parametro di partenza “Data” è anche possibile selezionare chi deve essere inserito come “Creatore del processo”. Le scelte disponibili sono il “Referente del contatto/immobile collegato al processo”, l’utente di un qualsiasi campo utente creato autonomamente o un utente fisso.
Se non è stato possibile individuare alcun utente come creatore del processo, come fallback verrà inserito il “sostituto del creatore del processo” registrato e altrimenti il “controllore del processo“.

Stato immobile

Se lo stato dell’immobile viene impostato su un determinato valore, si possono avviare ugualmente dei processi. L’avvio può avvenire al cambio dello stato dell’immobile o se lo “Stato immobile (dopo)” assume un determinato valore.

Valore del campo

Qui puoi scegliere tutti i campi di selezione (selezione singola/multipla e checkbox), che ci sono in contatti o immobili, come parametro di partenza per un processo.

Tipo di azione

Qui puoi scegliere tipi di azione che devono essere precisati da ulteriori indicazioni. Ogni tipo di azione può attivare un avvio automatico solo una volta, dopodiché il Process ID per questo inserimento di attività con il tipo di azione è bloccato. Inoltre, va notato che il filtraggio dei record in un avvio automatico di attività è diverso. Per favore scegli prima se deve essere filtrato per contatti o immobili. Dopodiché in “Filtro” è possibile scegliere tra i filtri per contatti o per immobili esistenti.

Appuntamento

Tramite le impostazioni Appuntamento è possibile impostare un avvio automatico per appuntamenti con determinati tipi. Qui puoi impostare se l’avvio automatico deve iniziare prima o dopo l’appuntamento. Inoltre, puoi determinare se l’avvio automatico deve funzionare con gli appuntamenti ricorrenti o se è necessario un determinato stato dell’appuntamento per l’avvio automatico.

Per il parametro di partenza “Appuntamento” è anche possibile selezionare chi deve essere inserito come “Creatore del processo”. Le scelte disponibili sono il “Creatore dell’appuntamento”, “il primo utente inserito nell’appuntamento” o un utente fisso. Se non è stato possibile individuare alcun utente come creatore del processo, come fallback verrà inserito il “Sostituto del creatore del processo” registrato e altrimenti il “Creatore dell’appuntamento”.

Filtri

Tramite un filtro limiti i possibili record che il processo avvia automaticamente. Ad esempio, è possibile creare un filtro per contatti che hanno il tipo di contatto “Interessato” e che si trovano nella zona CAP XXXXX a YYYYY. Solo per i contatti che soddisfano i parametri di partenza e che sono rilevati dal filtro, il processo viene avviato.

A seconda che il parametro di partenza si riferisca a immobili o contatti, per la selezione verranno mostrati solo i filtri di questo modulo.

Si può scegliere sempre e solo un filtro. Dopo la selezione, questo viene mostrato e può essere cancellato tramite l’icona del cestino.

Nota:
i filtri diventano parte integrante del processo copiando il filtro nei suoi parametri attuali all’interno del processo. Una modifica successiva del filtro NON ha alcun effetto sul processo. Se il filtro viene quindi modificato, deve essere cancellato dal modello e aggiunto di nuovo. Se il filtro dovesse essere difettoso a causa della cancellazione di un campo, l’avvio automatico verrà disattivato alla prossima attivazione. Ripara il filtro o sostituiscilo affinché l’avvio automatico del processo funzioni di nuovo.

Ora puoi aggiungere le ulteriori fasi del processo.

Manager dei processi