Acción auto inicio

Utiliza la función «Autoinicio» para iniciar procesos automáticamente. Define las condiciones y el paso del proceso se mostrará automáticamente al empleado responsable.

Se especifican determinados parámetros que inician el proceso. Por ejemplo, algunos procesos sólo deben iniciarse para determinados tipos de registros de datos de contactos. Especificando un filtro (véase Modo de filtro), el inicio del proceso puede limitarse a registros de datos específicos. El proceso sólo se iniciará si el contacto o el inmueble está en los registros de datos filtrados.

También se puede iniciar el auto inicio como respuesta a actividades en los registros de datos de contactos. Cuando se recibe un correo electrónico con una determinada característica, se inicia automáticamente un proceso.

El inicio automático se desactiva inicialmente para evitar que los procesos se inicien automáticamente durante el diseño. En cuanto se haya completado la plantilla, activa el autoinicio (ver Activado).

Al añadir el paso de proceso «Autoinicio», aparece la siguiente pestaña:

Aquí tienes las siguientes opciones de entrada disponibles:

Activado

Nota:
Por favor, no actives el autoinicio hasta que el proceso haya sido completamente creado y probado.

Parámetros de inicio

Tú determinas si el proceso debe iniciarse al cambiar el estado del objeto, en una fecha predefinida o con otros desencadenantes.

Inhaltsverzeichnis

Fecha
Estado de la propiedad
Valor del campo
Tipo de actividad
Cita

Fecha

Aquí están disponibles todos los campos de fecha de contactos e inmuebles presentes y activados en onOffice Enterprise Edition. En «Número de días» se especifica cuántos días antes / después debe iniciarse el proceso. Si deseas ignorar el año de la fecha, marca la casilla correspondiente.

Por ejemplo, puedes crear un proceso para felicitaciones de cumpleaños que se inicie unos días antes del cumpleaños. Para ello, selecciona «Fecha de nacimiento» en el campo de fecha.

Para el parámetro de inicio «Fecha», también se puede seleccionar quién debe ser registrado como «Creador del proceso». Las opciones disponibles son «Responsable del contacto/inmueble vinculado al proceso», el usuario de cualquier campo de usuario creado por el mismo o un usuario fijo registrado.
Si no se puede encontrar un usuario como creador del proceso, se registrará como sustituto el «Sustituto del creador del proceso» y si no, se asignará el «Controlador del proceso«

Estado de la propiedad

Si el estado del objeto se establece en un valor específico, también se pueden iniciar procesos. El inicio puede tener lugar cuando cambia el estado de la propiedad o cuando el «Estado de la propiedad (después)» asume un valor determinado.

Valor del campo

Aquí puedes seleccionar todos los campos de selección (selección simple/múltiple y casillas de verificación) que están disponibles para contactos o propiedades como parámetros de inicio para un proceso.

Tipo de actividad

Aquí puedes seleccionar los tipos de acción que deben ser especificados con más detalles. Cada tipo de acción puede activar un auto inicio solo una vez; después la ID del proceso para esta entrada de actividad queda bloqueada con el tipo de acción. Además, hay que tener en cuenta que el filtrado de los registros es diferente para un auto inicio de actividad. Por favor, primero elige si deseas filtrar por contactos o propiedades. A continuación, puedes seleccionar entre los filtros de contactos o de propiedades existentes en «Filtro».

Cita

A través de la configuración de citas, se puede establecer un autoinicio para citas con ciertos tipos. Puedes configurar aquí si el autoinicio debe ocurrir antes o después de la cita. También puedes especificar si el auto inicio debe funcionar para citas en serie o si se requiere un estado específico de la cita para el auto inicio.

Para el parámetro de inicio «Cita», también se puede seleccionar quién debe ser registrado como «Creador del proceso». Las opciones disponibles son el «Creador de la cita», «el primer usuario registrado en la cita» o un usuario registrado fijo. Si no se puede encontrar un usuario como creador del proceso, se registrará como opción de respaldo el «Sustituto del creador del proceso» y si no, se registrará el «Creador de la cita».

Filtro

Utiliza un filtro para limitar los posibles registros de datos que inician automáticamente el proceso. Por ejemplo, se puede crear un filtro para los contactos que tengan el tipo de contacto «Cliente potencial» y que se encuentren en la zona de códigos postales XXXXX a YYYYY. El proceso solo se inicia con aquellos contactos que cumplan los parámetros iniciales y que sean seleccionadas por el filtro.

Dependiendo de si el parámetro de inicio se refiere a inmuebles o a contactos, solo se mostrarán para su selección los filtros de este módulo.

Solo se puede seleccionar un filtro a la vez. Tras la selección, se muestra y puede borrarse con el símbolo de la papelera.

Nota:
Los filtros se convierten en parte del proceso copiando el filtro en sus parámetros actuales en el proceso. Los cambios posteriores en el filtro NO afectan al proceso. Si se modifica el filtro, debe borrarse de la plantilla y añadirse de nuevo. Si el filtro resultara defectuoso al borrar un campo, la ejecución automática se desactivará la próxima vez que se active. Repara el filtro o cámbialo para que el inicio automático del proceso vuelva a funcionar.

Ahora puedes añadir los demás pasos del proceso.

Gestión de procesos