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Faktura
Schnelleinstieg
Um Ihnen den Einstieg beim Arbeiten mit dem Faktura-Modul zu erleichtern, sind hier kurz die Voraussetzungen und Voreinstellungen beschrieben, die zum Arbeiten mit Faktura nötig sind.
Detailliertere Informationen über alle Funktionen sind auf den anderen Seiten zu finden und von hier verlinkt.
1.) Grundeinstellungen Faktura
Unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Faktura sind die allgemeinen Einstellungen zu Faktura zu finden.
Falls gewünscht, können Sie Belegtexte für die verschiedenen Zahlungsarten bei Rechnungen und Gutschriften sowie für die verschiedenen Steuerarten ändern. Diese erscheinen als Texte in den Belegen. Standardmäßig sind schon sinnvolle Texte eingetragen.
Auf der rechten Seite sind unter Vorlagen die gewünschten Vorlagen einstellbar, jeweils eine PDF- sowie E-Mailvorlage für Rechnungen und Gutschriften. Zu Beginn sind schon allgemeine onOffice-Vorlagen verknüpft. Sie können auch Ihre eigenen Vorlagen anlegen und dann hier verknüpfen. Wie Sie sich eigene Vorlagen erstellen, wird hier erklärt.
In den Vorlagen und Belegtexten können Sie auch Makros verwenden, um bestimmte Informationen und Daten auszugeben.
Bei den erweiterten Einstellungen sind alle anderen allgemeinen Einstellungen zu konfigurieren. Damit man Buchungen und Belege erzeugen kann, müssen alle Einstellungen korrekt konfiguriert werden, sichtbar am Häkchen neben der Einstellung.
2.) Grundeinstellungen Grunddaten
Unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Grunddaten ist das Feld USt.ID oder Steuernummer auszufüllen.
3.) Artikel
In der Artikelverwaltung unter Faktura >> Artikel definieren Sie die Artikelgruppen und Artikel der Waren und Leistungen, die Sie abrechnen möchten. Bei jeder Buchung ist ein Artikel aus der Artikelverwaltung zugeordnet und bildet die Grundlage der Buchung. Es sind zum Start schon einige Artikelgruppen und Artikel rund um die Immobilienvermarktung vorhanden. Ist die Artikelverwaltung nicht aufrufbar, prüfen Sie, ob der Benutzer das Benutzerrecht für die Artikelverwaltung hat.
4.) Pflichtfelder in Adresse
Adresse >> Grunddaten: Um für einen Kunden bzw. eine Adresse Buchungen und Belege erzeugen zu können, müssen folgende Adressfelder ausgefüllt sein: Name oder Firma, Straße, Ort, Postleitzahl, Zahlungsart, Steuerpflicht, bei Abonnements auch Zahlungsintervall sowie “Freigabe Rechnung” auf „Ja“, falls das Feld aktiv ist.
Für den Rechnungsversand benötigt die Adresse eine gültige E-Mailadresse. Eine E-Mailadresse kann als Typ „Rechnungsadresse“ gesetzt werden, dann wird diese für den Versand benutzt. Weiterführendere Informationen gibt es hier.
5.) Benutzerrechte
Für einige Aktionen wie das Anlegen von Buchungen und Rechnungen usw. sind bestimmte Benutzerrechte nötig. Unter Extras >> Einstellungen >> Benutzer >> Rechte können diese geändert werden.
