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Faktura

Fakturafelder und -listen

Im Folgenden wird beschrieben, welche Felder für Faktura eine Rolle spielen und wie diese und deren Listen in der Administration konfiguriert werden.

Mit aktiviertem Faktura-Modul ist der Reiter Faktura in Adressen sichtbar und in der Adresse gibt es auf dem Reiter Grunddaten die Kategorie Faktura.

Damit Buchungen und Rechnungen für eine Adresse angelegt werden können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein, d.h. manche Felder in der Adresse müssen befüllt sein.

Diese Felder sind :

  • Postleitzahl
  • Straße
  • Ort
  • Zahlungsart
  • Steuerpflicht
  • Name oder Firma
  • Bei Abonnements auch Zahlungsintervall

Ohne diese Informationen kann keine Rechnung generiert werden.

Für den Rechnungsversand benötigt die Adresse eine gültige E-Mailadresse. Eine E-Mailadresse kann als Typ „Rechnungsadresse“ gesetzt werden, dann wird diese für den Versand benutzt.

Außerdem müssen die Faktura-Grundeinstellungen vollständig konfiguriert sein sowie Steuernummer und Umsatzsteuer-ID unter „Grundeinstellungen >> Grunddaten“ eingetragen sein.

Adressfelder

In der Kategorie Faktura, auf dem Reiter Grunddaten der Adresse werden folgende Felder angezeigt.

  • Ust-IdNr.: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Mit einem Klick auf das Icon rechts neben dem Feld kann die Gültigkeit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer geprüft werden. Eine gültige ID wird mit einem Häkchen gekennzeichnet, eine ungültige mit einem Kreuz. Über unsere Schnittstelle zum Bundeszentralamt für Steuern haben Sie die Möglichkeit ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummern sowie zugehörige Adressdaten auf Gültigkeit zu überprüfen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit einer postalischen Zustellung der Umsatzsteuerprüfung an die im Mandanten angegebene Adresse. Klicken Sie hierzu auf “Bestätigung anfordern”. Weitere Details werden in der Aktivität der Adresse aufgeführt.
  • SEPA-Mandantreferenz: Die Mandatsreferenz identifiziert in Kombination mit der Gläubiger-Identifikationsnummer eindeutig das dem Lastschrifteinzug zugrunde liegende Mandat.
  • Steuerpflicht: Mögliche Werte: Inland, Inland steuerfrei, EU, Drittland, §4 Nr. 7d UStG. Je nach gesetzter Steuerpflicht wird in den Belegen dann die entsprechende Umsatzsteuer bzw. keine Steuer ausgewiesen.
  • Zahlungsziel: Die Zahlungsziele werden in den Faktura-Grundeinstellungen von Ihnen definiert und können hier für die Adresse ausgewählt werden. Das Zahlungsziel ist nur auswählbar, wenn bei Zahlungsart Überweisung eingestellt ist.
  • Zahlungsart: Die Zahlungsart kann Überweisung, Lastschrift, Kreditkarte oder Sonstiges sein.
  • USt-IdNr. Gültigkeit: Information über die Gültigkeit und Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (z.B. ustIdNrInvalid für eine ungültige USt-IdNr).
  • Firma für USt-IdNr. Prüfung: Wird in „Firma für USt-IdNr. Prüfung“ ein Wert hinterlegt, so wird dieser für den Firmennamen der Umsatzsteuer-Identifikationsprüfung herangezogen.
  • Rechnungsanschrift: Hier kann eine abweichende Anschrift für Rechnungen und Gutschriften angegeben werden. Sonst werden die normalen Adressdaten verwendet.
  • Zahlungsintervall: Die möglichen Werte sind monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich.
  • Freigabe Rechnung: Hierbei handelt es sich um ein Pflichtfeld für die Generierung und den Versand von Rechnungen. Wird ein rechnungsrelevantes Feld editiert, wird der Haken automatisch entfernt. Rechnungsrelevante Felder sind: Vorname / Nachname / Firma / Straße / PLZ / Ort – Land / E-Mail Typ: Rechnungsadresse / Sprache / Status.

Feldadministration

Unter Extras >> Einstellungen >> Administration >> Eingabefelder, Modul: Adressverwaltung, Kategorie: Faktura können diese Felder verwaltet werden, d.h. die Namen und Positionen der Felder können verändert oder nicht benötigte Felder abgeschaltet werden.

Analog dazu können unter Modul: Faktura-Artikelverwaltung die Felder für die Artikelverwaltung für die Kategorien Allgemein, Laufzeit-Konditionen und Preis festgelegt werden. Unter Modul: Faktura – Buchungen sind Felder einer Buchung konfigurierbar.

Listenadministration

Auf dem Reiter Listen/Formulare können die verschiedenen Listenansichten für die Artikelverwaltung, die Buchungen und Belege angepasst werden. Es kann eingestellt werden, welche Felder als Spalten in den Listen angezeigt werden sollen. Die Position und Spaltenbreite kann wie gewohnt angepasst werden.

Neben den Feldern aus der Buchung können auch die verknüpfte Adresse, Immobilie und Aufgabe ausgewählt werden sowie Vorname und Name des Kunden, auf den gebucht wird.