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Faktura

Faktura-Vorlagen

Um Rechnungen oder Gutschriften an Ihre Kunden zu senden, werden passende Faktura-Vorlagen für die PDF-Belege und die E-Mails an die Kunden benötigt. Der PDF-Beleg wird als Anhang einer E-Mail versendet.

Welche Vorlagen verwendet werden sollen, wird in den Faktura-Grundeinstellungen eingestellt.

Es sind schon Standard-Vorlagen für Belege voreingestellt, die genutzt werden können.

Vorlagen einstellen

Belegtemplate im PDFdesigner anlegen

Um Ihre Rechnungen individueller gestalten zu können, können Sie sich eigene Faktura-Vorlagen anlegen und nutzen.

Dazu ist zuerst im PDFdesigner über Bearbeiten >> PDFdesigner >> +-Symbol ein Faktura-Brieftemplate anzulegen.

Wählen Sie zwischen Beleg (DIN 5008 A) oder Beleg (DIN 5008 B) für ein Faktura-Rechnungstemplate und vergeben Sie einen Namen.

Die Konfiguration funktioniert wie für normale PDF-Brief-Templates. Sie können die üblichen Grundeinstellungen konfigurieren. Für die Belegseite werden Hintergrundgrafik, Rücksendeangabe, Belegempfänger und Belegkopf definiert. Es können hier Faktura-Makros verwendet werden.

Über Vorschau in der Aktionenleiste können Sie sich anschauen, wie die PDF-Rechnung aussehen würde. Wählen Sie dazu unter Beleg zwischen Muster-Belegen oder Ihren eigenen aus.

Sind Sie mit dem Faktura-Rechnungstemplate zufrieden, können Sie es speichern und über „Änderungen veröffentlichen“ veröffentlichen. Dann kann es in der Vorlagenlagenverwaltung für Faktura-Briefvorlagen genutzt werden.

Briefvorlage in der Vorlagenverwaltung anlegen

Über Bearbeiten >> Vorlagen / Dateien >> PDF-Briefvorlagen >> +-Symbol legen Sie eine neue Faktura-Briefvorlage an.

Wählen Sie bei Kategorie „Faktura Vorlage“ aus. Unter Template wählen Sie ein Faktura-Template aus dem PDFdesigner aus. Nach Anlegen können Sie den Inhalt definieren.

Der Inhalt gliedert sich in Einleitung, die Beleg-Positionen und weitere Angaben. Es können die Faktura-Makros verwendet werden. Über die Symbolleiste des CK-Editors können Sie Formatierungen durchführen. Unter Anhänge können weitere Datei-Anhänge definiert werden, die zusammen mit dem Beleg verschickt werden sollen.

Nach Speichern kann die Vorlage in den Grundeinstellungen unter Vorlagen als PDF-Vorlage ausgewählt und für das Faktura verwendet werden.

Damit ist die PDF-Rechnung bzw. PDF-Gutschrift konfiguriert. Diese wird als E-Mail-Anhang an Ihre Kunden versendet.

E-Mail-Vorlage anlegen

Eine E-Mail-Vorlage für die E-Mail an den Kunden kann über Bearbeiten >> Vorlagen / Dateien >> E-Mail-Vorlagen >> +Symbol angelegt werden.

Hier gibt es zu Faktura nichts Spezielles zu beachten, die allgemeine Hilfe für E-Mail-Vorlagen finden Sie hier. Faktura-Makros können verwendet werden.

Die Mustervorlage „Faktura – Rechnungsversand“ sieht wie im Bild zu sehen aus und kann von Ihnen individualisiert werden.

Nach Speichern kann die Vorlage in den Grundeinstellungen unter Vorlagen als E-Mail-Vorlage ausgewählt und für das Faktura verwendet werden.