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Faktura

Buchungen

Buchungen stehen im Mittelpunkt des Faktura. Buchungen haben jeweils einen Artikel als Grundlage und sind mit genau einer Adresse verknüpft. Die einzelnen Buchungen bilden die Rechnungsposten in der späteren Rechnung. Es gibt 2 Arten von Buchungen, Einmalzahlungen und Abonnements.

Damit Sie Buchungen durchführen können, müssen die Voraussetzungen in den Faktura-Grundeinstellungen und in den Grunddaten der Adresse erfüllt sein.

In den Faktura-Grundeinstellungen stellen Sie z.B. ein, welche Vorlagen für die Generierung der PDF-Belege und den Versand der E-Mails an Ihre Kunden genommen werden.

In den Grunddaten der Adresse sind die Faktura-Einstellungen wie Steuerpflicht, Zahlungsziel, Zahlungsart etc. für diese Adresse einstellbar.

Ausserdem müssen Steuernummer und Umsatzsteuer-ID unter „Grundeinstellungen >> Grunddaten“ eingetragen sein.

Im Messenger und in Aufgabenkommentaren können Buchungen verlinkt werden. Dazu gibt man B# gefolgt von der Buchungsnummer an, z.B. B#1234.

Einmalzahlung anlegen

Eine neue Buchung legen Sie in der Aktionenleiste über Anlegen >> Faktura >> Einmalzahlung bzw. Abonnement an. Es öffnet sich eine Ansicht zum Anlegen einer Einmalzahlung bzw. eines Abonnements. Bei Abonnements sind zusätzliche Angaben zu Laufzeit, Kündigungsfrist sowie Verlängerung usw. anzugeben.

Zuerst müssen Konto und verknüpfter Artikel gewählt, damit die restlichen Felder einer Buchung eingestellt werden können.

  • Konto: Wählen Sie eines der angelegten Buchungskonten für diese Buchung aus. Jede Buchung muss einem Buchungskonto zugeordnet sein. Über das Plus rechts neben dem Feld können Sie die Konten verwalten, also neue Konten anlegen oder bestehende Konten löschen.
  • Verknüpfter Artikel: Wählen Sie einen Artikel aus den Artikeln der Artikelverwaltung aus. Die restlichen Felder werden mit den Artikeldaten vorbefüllt. Sie können nun bei Bedarf noch angepasst werden.
  • Verknüpfte Immobilie: Wählen Sie die Immobilie aus, mit der die Buchung verknüpft werden soll. Hier finden Sie weitere Informationen zu Immobilien im Faktura.
  • Verknüpfte Aufgabe:  Wählen Sie die Aufgabe aus, mit der die Buchung verknüpft werden soll. Hier finden Sie weitere Informationen zu Aufgaben bei Buchungen.
  • Anzahl: Wieviel Einheiten des Artikels gebucht werden sollen. Abonnements mit einer Anzahl größer als eins können nach Speichern noch aufgeteilt werden.
  • Preis Netto: Der Nettopreis der Einmalzahlung.
  • Rabatt: Ein Rabatt kann entweder in Prozent oder einer festen Summe angegeben werden. Wählen Sie dazu im Drop-Down zwischen Prozent und der Währung aus.
  • Beschreibung: Hier wird der Beschreibungstext des Artikels angezeigt.
  • Rechnung am: Stellen Sie hier ein, wann die Buchung abgerechnet werden soll. An diesem Datum wird eine Rechnung aus der Buchung erzeugt. Ist hier nichts eingetragen, muss die Rechnung manuell erstellt werden.

Haben Sie alles wie gewünscht eingestellt, speichern Sie die Einmalzahlung über „Speichern & Schließen“ ab. Die Buchung wird in der Buchungsliste angezeigt. Vor Erstellung der Rechnung kann die Buchung noch geändert werden (bis auf Konto und verknüpfter Artikel).

Abonnement anlegen

Bei Abonnements kommt noch weitere Felder zum Zahlungsintervall, Laufzeiten, Kündigung, Verlängerung sowie Zahlungsbeginn hinzu.

  • Zahlungsintervall: In welchen Intervallen soll das Abonnement abgerechnet werden (monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich). Das Zahlungsintervall aus den Grunddaten der Adresse ist vorausgewählt.
  • Mindestlaufzeit: Die Mindestlaufzeit für das Abonnement. Das Laufzeitende verschiebt sich je nach eingestellter Mindestlaufzeit.
  • Kündigungsfrist: Bis wieviele Monate vor Ablauf des Abonnements gekündigt werden kann. Sobald die Kündigungsfrist abgelaufen ist, wird das Laufzeitende um die Anzahl Monate in „Automatische Verlängerung um“ in die Zukunft verschoben.
  • Automatische Verlängerung um: Wird das Abonnement nicht gekündigt, verlängert es sich um die eingestellte Anzahl an Monaten. Wenn das Abonnement verlängert wird, wird eine Aktivität in die betroffene Adresse und evtl. verknüpfte Immobilie geschrieben. „Automatische Verlängerung“ darf nicht 0 betragen. Nutzen Sie bitte das Feld „Gekündigt zum“ um das Buchungsende festzulegen.
  • Laufzeitbeginn: Beginn des Abonnements.
  • Laufzeitende: Ende des Abonnements. Berechnet sich aus Laufzeitbeginn plus Mindestlaufzeit. Falls das Laufzeitende in der Vergangenheit liegen würde, wird das Laufzeitende so oft um die Anzahl Monate in „Automatische Verlängerung um“ verschoben, bis Laufzeitende in der Zukunft liegt.
  • Zahlungsbeginn: Der Zeitraum zwischen Laufzeitbeginn und Zahlungsbeginn wird nicht in Rechnung gestellt.
  • Nächste Rechnung am: Das Datum der nächsten Rechnung. Nach Erstellen der Rechnung ändert sich „Nächste Rechung am“ je nach in der Adresse eingestellten Zahlungsintervall. Das Datum „Nächste Rechnung am“ muss immer auf den ersten eines Monats passend zum Zahlungsintervall fallen.
  • Gekündigt zum: Kündigungsdatum des Abonnements. Ab diesem Datum werden keine Rechnungen mehr zu diesem Abonnement erstellt.
  • Beschreibung Laufzeit: Hier wird der Beschreibungstext der Laufzeit von diesem Abo-Artikel angezeigt.

Anteilige einmalige Kosten können fällig werden, wenn der „Zahlungsbeginn“ vor dem Datum aus „Nächste Rechnung am“ liegt. In diesem Fall wird ein zusätzlicher Bereich „Einmaliger Anteil“ in der Buchungsmaske eingeblendet.

Der Zeitraum für den der einmalige Anteil berechnet werden soll, kann über Von-Bis eingestellt werden. Der einmalige, anteilige Preis im Feld „Preis Anteilig (einmalig)“ ändert sich dementsprechend und kann auch manuell geändert werden. Bei „Fällig am (einmalig)“ legen Sie das Datum der Abrechnung für diesen einmaligen Anteil fest.

Sobald die Buchung gespeichert wird, wird zusätzlich automatisch eine Buchung des Typs „Einmalzahlung“ mit den hier aufgeführten Daten erstellt, falls ein einmaliger Anteil vorhanden ist. Diese finden Sie anschließend ebenfalls in Ihrer Buchungsübersicht.

Buchungsliste

Eine Liste aller Buchungen für diese Adresse finden Sie auf dem Reiter Faktura >> Buchungen.

Die Spalten der Liste zeigen die einzelnen Felder der Buchungen an. Wie bei den meisten Listen kann die Spaltenkonfiguration rechts über das Tabellen-Symbol angepasst werden. Die Sortierung der Liste wird durch Klick auf die Spaltenüberschriften eingestellt.

Über der Liste kann im Filter eingestellt werden, dass nur aktive Abonnements oder offene Einmalzahlungen angezeigt werden sollen. Bei „Kündigungsstatus“ können sie nach gekündigten Abonnements filtern („Gekündigt zum“ einer Buchung hat ein Datum gesetzt).

Rechts neben dem Filter stellen Sie die Anzahl Buchungen ein, die pro Seite angezeigt werden soll. Links über die Pfeile navigieren zwischen den Seiten der Liste.

Die wichtigsten Informationen der Buchungen wie z.B. Status, Art oder Bezeichnung der Buchung werden ihnen in der Liste angezeigt.

Ein grüner Punkt bei Status zeigt an, dass diese Buchung aktiv ist. D.h. die Einmalzahlung ist noch offen bzw. das Abonnement läuft noch.

Rote Punkte zeigen inaktive Buchungen an. Die Einmalzahlung ist abgerechnet bzw. das Abonnement gekündigt / beendet. Eine Einmalzahlung kann nur genau einmal abgerechnet werden.

Beim Hovern mit der Maus über einer Buchung erscheinen rechts Icons, mit denen verschiedene Aktionen ausgelöst werden.

Aufteilen Icon zum Aufteilen von Abonnementbuchungen: Ein Abonnement, wo die Anzahl des Artikels größer als 1 ist, kann aufgeteilt werden in einzelne Buchungen.

Der Klick auf „Aufteilen“ teilt die ursprüngliche Buchung buchstäblich in zwei Buchungen auf. Fast alle Werte sind identisch (Ausnahmen: Ersteller, Erstelldatum, Anzahl). Falls die Buchung einen fixen Rabatt enthält, so wird dieser beim Aufteilen entfernt. Die Buchungen sollten anschließend immer manuell geprüft werden!

Bearbeiten Icon zum Bearbeiten von Buchungen: Es öffnet sich die Lightbox zum Editieren einer Buchung.

Die meisten Daten der Buchung können editiert werden, solange die Buchung noch nicht abgerechnet wurde. Ausnahmen sind z.B. Konto, der verknüpfte Artikel oder manche Daten eines laufenden Abonnements, die nicht geändert werden können.

Eine genauere Erklärung der einzelnen Felder finden Sie oben bei „Buchungen anlegen“.

Aufgabe öffnen Icon zum Öffnen der zur Buchung gehörigen Buchung: Die mit der Buchung verknüpfte Aufgabe öffnet sich.

Immobilie öffnen Icon zum Öffnen der zur Buchung gehörigen Immobilie: Die mit der Buchung verknüpfte Immobile öffnet sich.

Unter der Liste werden die monatlichen Einnahmen aus Abonnements und die offenen Beträge der noch nicht abgerechneten Einmalzahlungen zusammengefasst angezeigt.

Über Buchung löschen können Sie die Buchung löschen. Dafür darf die Buchung noch nicht abgerechnet sein und muss aktiv sein. Bei Abonnements heißt dass, das die Felder „Letzte Rechnung“ und „Gekündigt zum“ leer sind. Außerdem sind Schreibrechte auf Buchungen notwendig.

Über die „kleine“ Aktionenleiste direkt unter der Liste finden Sie die Option „Rechnungen schreiben“.

Hier werden zusammengefasst die Rechnungen aufgelistet, die aus den noch offenen Buchungen entstehen würden. Das sind alle Abonnements, die bereits hätten abgerechnet werden sollen („nächste Rechnung am“ liegt in der Vergangenheit, das Abonnement ist aber aktiv). Sowie alle Einmalzahlungen mit „nächste Rechnung am“ in der Vergangenheit.

Beim Hovern über einen Eintrag erscheinen rechts die Icons für Vorschau und Abrechnen. Über Vorschau der PDF Rechnung kann die Rechnung vorab geprüft werden, ohne das sie erstellt wurde.

Über Abrechnen legen Sie diese Rechnung an. Gesammelt können alle Rechnungen der Liste über Rechnungen erstellen in der Aktionenleiste erstellt werden.

Übersicht

Auf dem Reiter Übersicht finden Sie eine zusammenfassende Übersicht über alle aktiven Buchungen, d.h. alle Buchungen, die noch nicht abgerechnet wurden. Die wichtigsten Daten aller Rechnungspositionen werden gezeigt. Sie können hier gut sehen, welche Buchungen in welcher Rechnung erscheinen werden. Die Ansicht ist nach Zahlungsintervallen und Einmalzahlungen gruppiert.

Über die Filterleiste oben kann nach dem Zahlungsintervall und dem Konto gefiltert werden.

Über Vorschau wird eine Vorschau der Rechung generiert. Über die Aufklapp-Pfeile rechts können weitere, zusätzliche Informationen zu den Rechnungspositionen eingeblendet werden.

Bei aktiven Abonnements kann ein Rabatt für die nächste Rechnung gesetzt werden über „Rabatt hinzufügen“.