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Vorlagen
Vorlagen PDF-Briefvorlagen
Achtung, bei PDF-Briefvorlagen muss ein Template genutzt werden, dies ist nicht wie bei Word-Vorlagen optional!
PDF-Briefvorlagen
Sie finden unter zwei Ordner mit formatierten Vorlagen.
oO – Briefvorlagen
Dieser Ordner beinhaltet eine Auswahl an häufig benötigten Briefvorlagen. Sie können über Klick auf das Schraubenschlüssel-Symbol die Vorlage bei Bedarf duplizieren und anpassen.
Wir empfehlen, dass Sie Vorlagen, die Sie selbst verwenden wollen, duplizieren, da unsere Beispiel-Vorlagen zentral gespeichert werden und individuelle Anpassungen an der Vorlage nicht möglich sind. Im Zuge der Erstellung eines Briefes sind Anpassungen am Inhalt möglich.
Faktura
Im Ordner Faktura finden Sie spezielle Vorlagen zur Erstellung von Rechnungen und Gutschriften. Auch hier empfehlen wir die Duplizierung der Vorlagen für den eigenen Gebrauch.
PDF-Briefvorlage anlegen
Voraussetzung für das Anlegen einer PDF-Briefvorlage ist – neben dem entsprechenden Benutzerrecht – ein PDF-Brief-Template. In den Templates sind die grundlegenden Einstellungen wie Seitengröße, Abstände, Logos und Falzmarken etc. hinterlegt. Zusätzlich ist für einige Elemente wie Anschriftenblock die Position und der Inhalt in Form von Makros vorgegeben. Es entspricht somit in gewisser Weise einem Firmen-Briefpapier. In der PDF-Briefvorlage sind nur noch die Inhalte für bestimmte vorgegebene Bereich möglich. Für den Start ist eine Muster-PDF-Briefvorlage hinterlegt, die auf einem entsprechenden Muster PDF-Brief-Template basiert. Es sind Muster-PDF-Brief-Templates (DIN 5008 B Standard) vorhanden, damit können Sie weitere PDF-Briefvorlagen erstellen. Eigene PDF-Brief-Templates können im PDFdesigner angelegt, editiert und verwaltet werden. Dort findet sich auch ein Beispiel für den Aufbau und die Aufteilung der Bereiche. In der Vorlagenverwaltung () können Sie über das Plus-Symbol eine Vorlage anlegen, die notwendigen Angaben werden in einer Lightbox erfasst.
Nachdem Sie alle notwendigen Daten wie Titel und Template aus dem PDFdesigner angegeben haben, klicken Sie auf „Anlegen“. Es öffnet sich ein Popup, in dem Sie den Betreff und den Inhalt des Briefes hinterlegen können.
Sie können als Inhalt Text sowie Makros angeben und anschließend den Inhalt formatieren. Dies geschieht über eine Menüleiste mit den Symbolen des CKEditors wie er auch in E-Mails genutzt wird. Über den CKEditor können einige wichtige Einstellungen am Text gemacht werden. So können Sie in ihre Brieftexte Bildern, Links, Zeilenumbrüche oder Trennlinien einfügen.
Über den Reiter ‚Anhänge‘ können Sie für den PDF-Brief feste Anhänge definieren, welche beim Versenden automatisch mit generiert werden, es sind nur Exposés möglich. Sie können auch festlegen, ob der Brief und das / die Exposé/s in einem Dokument ausgegeben werden.
Über den Button „Vorschau“, in der Aktionenleiste, können Sie sich ein Bild machen, wie der fertige Brief aussieht. Es wird eine Vorschau des Briefes in Form eines PDF’s heruntergeladen. Der Brief wird ohne Exposé erzeugt, da für die Vorschau keine Immobilie eingestellt werden kann.
Weitere Möglichkeiten um Vorlagen anzulegen
- Neue Vorlagen können auch über das Duplizieren bestehender Vorlagen angelegt werden. Den entsprechenden Eintrag finden Sie in den Einstellungen der Quellvorlage.
- Im Briefdialog können Sie ebenfalls neue anlegen (die gewählte Vorlage unter einem anderen Namen abspeichern).
Einstellungen & Löschen
Über das Schraubenschlüssel-Mouseover werden die Einstellungen der Vorlage geöffnet. Sie können den Titel, den Hinweistext etc. ändern. Außerdem können Sie über die Schaltfläche „Template bearbeiten“ direkt das Template im PDFdesigner bearbeiten.
Den Eintrag zum Löschen der Vorlage finden Sie ebenfalls hier. Mehrere Vorlagen auf einmal können über die Listenansicht gelöscht werden (Checkbox und ).
Bearbeiten
Über das Stiftsymbol können Sie die PDF-Briefvorlage bearbeiten, es öffnet sich das Popup mit dem Betreff und Inhalt – bzw. mit den Bereichen wie beim Erstellen.
Im Briefdialog können Sie ebenfalls die Änderungen der geladenen Vorlage speichern.
