Mieterlink – Mieterselbstauskünfte online einholen

Mieterselbstauskunft von Interessenten anfordern

Diese Anleitung beschreibt, wie Sie als Makler die Services von Mieterlink nahtlos in onOffice nutzen, um Mieterselbstauskünfte anzufordern und zu verwalten.

I. Anfrage in onOffice starten
1. Navigieren Sie im Hauptmenü von onOffice in den Bereich Immobilien.

2. Wählen Sie die betreffende Immobilie aus, für die Sie eine Selbstauskunft anfordern möchten, und klicken Sie diese an.
3. Im Menüband der Immobilie navigieren Sie zu „Weitere Aktionen“.
4. Klicken Sie auf: Weitere Aktionen > Mieterlink > Bewerbung anfordern.

5. Es öffnet sich ein neues Fenster mit der Übersicht aller Bewerber zu der ausgewählten Immobilie.
6. Klicken Sie nun auf den Button „Selbstauskunft anfordern“.

II. Anfrage konfigurieren und versenden

7. Optional: Wählen Sie aus, welche zusätzlichen Dokumente Sie von den Interessenten/Bewerbern anfordern möchten. Bei Bedarf können Sie die Bezeichnungen der Dokumente individuell anpassen.

8. Anschließend klicken Sie auf „Weiter“.
9. Im nächsten Schritt können Sie optional eine persönliche Nachricht verfassen. Diese wird dem Interessenten angezeigt, sobald er den Einladungslink öffnet.

10. Im letzten Schritt wählen Sie die Versandmethode für die Einladung der Interessenten/Bewerber:

a. Option 1: Link kopieren (zum Teilen über eigene Kanäle)
b. Option 2: QR Code (zum Einfügen in Exposés oder Aushänge)
c. Option 3: Per E-Mail einladen

11. Um Interessenten direkt per E-Mail einzuladen, geben Sie die E-Mail-Adresse(n) ein und klicken Sie auf „Anfragen senden“.

12. Nach dem erfolgreichen Versand erscheint eine Bestätigung: „Selbstauskunft angefordert“ (unten rechts auf dem Bildschirm).

Ablauf für den Interessenten

Selbstauskunft ausfüllen

1. Einladung: Wurde der Interessent per E-Mail eingeladen, erhält er automatisch eine Einladungs-E-Mail.
◦ Der Betreff der E-Mail enthält Ihren Unternehmensnamen.
◦ Der E-Mail-Inhalt zeigt das Unternehmenslogo, wie es unter Einstellungen > Branding hinterlegt ist. (Hinweis: Der Import erfolgt automatisch aus onOffice und kann in der Mieterlink-Oberfläche angepasst werden.)

2. Der Interessent klickt auf „Hier zur Bewerbung“.
3. Landing Page: Der Interessent sieht eine Landing Page mit den Immobiliendetails, Ihrer persönlichen Nachricht sowie den Kontaktinformationen des Maklers (aus onOffice importiert, anpassbar unter Einstellungen > Profil).
◦ Sprachwahl: Im linken Menü kann der Interessent von Deutsch auf Englisch wechseln.
◦ Datenschutz: Unter „Jetzt Bewerben“ ist die Datenschutzerklärung verlinkt (anpassbar unter Einstellungen > Datenschutz).
4. Der Interessent klickt auf „Jetzt Bewerben“.

Struktur des Selbstauskunftsformulars:

Das Formular für die Mieterselbstauskunft umfasst folgende strukturierte Bereiche:
• Persönliche Vorstellung:
◦ Dieser Bereich ist optional und kein Pflichtfeld.
• Mietvertragsparteien:
◦ Es können beliebig viele Parteien angelegt werden.
◦ Die Abfragen variieren je nach gewähltem Beschäftigungsstatus.
• Haushaltsangaben
• Vormietverhältnis
• Dokumente (nur sichtbar, wenn Dokumente angefordert wurden):
◦ Es können ein oder mehrere Dokumente gleichzeitig hochgeladen werden.
◦ Bei mehr als einer angelegten Mietpartei muss der Interessent zuordnen, ob das Dokument dem gesamten Haushalt oder einem bestimmten Mietinteressenten zugehörig ist.

5. Abschluss: Der Interessent muss alle Pflichtfelder ausfüllen, um die Bewerbung einzureichen.
6. Nach dem Ausfüllen klickt der Interessent auf „Bewerbung einreichen“ und wird anschließend auf die Seite „Bewerbungen“ weitergeleitet.

III. Mieterselbstauskunft erhalten und prüfen

1. Der Makler erhält eine Benachrichtigung, dass eine neue Mieterselbstauskunft eingereicht wurde.
2. Im Bereich „Immobilien“ signalisiert die betreffende Immobilie (z.B. „Wendelinstr. 7“) den Eingang einer neuen Selbstauskunft. Klicken Sie auf die Immobilie.

3. Auf der Folgeseite sehen Sie alle Bewerber für die gewählte Immobilie. Die Übersicht enthält: Namen der Mietvertragsparteien, Beschäftigungsstatus, Haushaltseinkommen (Summe aller Parteien) und Haushaltsgröße.
4. Sie können nun eine interne Bewertung vornehmen oder auf die Bewerbung klicken, um die vollständige Selbstauskunft im Detail anzusehen.

5. Im Tab „Dokumente“ können Sie die eingereichten Unterlagen des Interessenten einsehen.
a. Hier haben Sie die Möglichkeit, weitere Dokumente anzufordern oder eingereichte Dokumente abzulehnen.
b. Bei Ablehnung wird der Bewerber automatisch benachrichtigt und kann die Dokumente erneut hochladen.

6. Abschließend können Sie den Interessenten zusagen oder absagen. In beiden Fällen erfolgt eine direkte automatische Benachrichtigung des Bewerbers.

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