Faktura-Vorlagen

Hier finden Sie

Vorlagen einstellen
Belegtemplate im PDFdesigner anlegen
Briefvorlage in der Vorlagenverwaltung anlegen
E-Mail-Vorlage anlegen

Um Rechnungen oder Gutschriften an Ihre Kunden zu senden, werden passende Faktura-Vorlagen für die PDF-Belege und die E-Mails an die Kunden benötigt. Der PDF-Beleg wird als Anhang einer E-Mail versendet.

Welche Vorlagen verwendet werden sollen, wird in den Faktura-Grundeinstellungen eingestellt.

Es sind schon Standard-Vorlagen für Belege voreingestellt, die genutzt werden können.

Vorlagen einstellen

Belegtemplate im PDFdesigner anlegen

Um Ihre Rechnungen individueller gestalten zu können, können Sie sich eigene Faktura-Vorlagen anlegen und nutzen.

Dazu ist zuerst im PDFdesigner über Bearbeiten >> PDFdesigner >> +-Symbol ein Faktura-Brieftemplate anzulegen.

Wählen Sie zwischen Beleg (DIN 5008 A) oder Beleg (DIN 5008 B) für ein Faktura-Rechnungstemplate und vergeben Sie einen Namen.

Die Konfiguration funktioniert wie für normale PDF-Brief-Templates. Auf der Hilfeseite für PDF-Brief-Templates sind alle Einstellungen ausführlicher erklärt.

Sie können die für Briefe üblichen Grundeinstellungen konfigurieren. Farben, Schriftarten und Schriftgrößen sind einstellbar. Hintergrundgrafiken, Logo und Seitenränder sind konfigurierbar. Außerdem können eine Fuß- und Kopfzeile unter den erweiterten Einstellungen aktiviert und individuell gestaltet werden.

Für die Belegseite werden Hintergrundgrafik, Rücksendeangabe, Belegempfänger und Belegkopf definiert. In allen Bereichen können Faktura-Makros verwendet werden. Zusätzlich kann dem Brief eine individuelle Seite hinzugefügt werden. In dieser können Sie eigene Dokumente oder über das Dokumentenmerkmal Dateien aus der Immobilie an den Brief anhängen.

Über Vorschau in der Aktionenleiste können Sie sich anschauen, wie die PDF-Rechnung aussehen würde. Die generierte PDF-Rechnung ist per Wasserzeichen als Vorschau gekennzeichnet. Über “Beleg auswählen” wählen Sie die Daten aus, für die eine Vorschau erstellt werden soll. PDF-Briefvorlage, Adressbezug und Buchung sind einzustellen. Eine Rechnungsvorschau könnte z.B. so aussehen:

Sind Sie mit dem Faktura-Rechnungstemplate zufrieden, können Sie es über „Änderungen veröffentlichen“ veröffentlichen. Dann kann es in der Vorlagenlagenverwaltung für Faktura-Briefvorlagen genutzt werden.

Briefvorlage in der Vorlagenverwaltung anlegen

Über Bearbeiten >> Vorlagen / Dateien >> PDF-Briefvorlagen >> +-Symbol legen Sie eine neue Faktura-Briefvorlage an.

Wählen Sie bei Kategorie “Faktura Vorlage” aus. Unter Template wählen Sie ein Faktura-Template aus dem PDFdesigner aus. Nach Anlegen können Sie den Inhalt definieren.

Der Inhalt gliedert sich in Einleitung, die Beleg-Positionen und weitere Angaben. Es können die Faktura-Makros verwendet werden. Über die Symbolleiste des CK-Editors können Sie Formatierungen durchführen. Unter Anhänge können weitere Datei-Anhänge definiert werden, die zusammen mit dem Beleg verschickt werden sollen.

Nach Speichern kann die Vorlage in den Grundeinstellungen unter Vorlagen als PDF-Vorlage für Rechnungen oder Gutschriften ausgewählt und für das Faktura verwendet werden.

Damit ist die PDF-Rechnung bzw. PDF-Gutschrift konfiguriert. Diese wird als E-Mail-Anhang an Ihre Kunden versendet.

E-Mail-Vorlage anlegen

Eine E-Mail-Vorlage für die E-Mail an den Kunden kann über Bearbeiten >> Vorlagen / Dateien >> E-Mail-Vorlagen >> +Symbol angelegt werden.

Hier gibt es zu Faktura nichts Spezielles zu beachten, die allgemeine Hilfe für E-Mail-Vorlagen finden Sie hier. Faktura-Makros können verwendet werden.

Die Mustervorlage “Faktura – Rechnungsversand” sieht wie im Bild zu sehen aus und kann von Ihnen individualisiert werden.

Nach Speichern kann die Vorlage in den Grundeinstellungen unter Vorlagen als E-Mail-Vorlage ausgewählt und für das Faktura verwendet werden.

Wie Sie aus diesen angelegten Vorlagen konkret Belege für Kunden erzeugen, ist hier beschrieben.

Faktura