Fakturafelder und -listen

Hier finden Sie

Adressfelder
Feldadministration
Listenadministration
Aktionsarten

Im Folgenden wird beschrieben, welche Felder für Faktura eine Rolle spielen und wie diese und deren Listen in der Administration konfiguriert werden.

Mit aktiviertem Faktura-Modul ist der Reiter Faktura in Adressen sichtbar und in der Adresse gibt es auf dem Reiter Grunddaten die Kategorie Faktura.

Damit Buchungen und Rechnungen für eine Adresse angelegt werden können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein, d.h. manche Felder in der Adresse müssen befüllt sein.

Diese Felder sind :

Name oder Firma
Straße
Ort
Postleitzahl
Zahlungsart
Steuerpflicht
Bei Abonnements auch Zahlungsintervall
Freigabe Rechnung auf “Ja”, falls das Feld aktiv ist

Ohne diese Informationen kann keine Rechnung generiert werden.

Für den Rechnungsversand benötigt die Adresse eine gültige E-Mailadresse. Eine E-Mailadresse kann als Typ “Rechnungsadresse” gesetzt werden, dann wird diese für den Versand benutzt.

Außerdem müssen die Faktura-Grundeinstellungen vollständig konfiguriert sein sowie Steuernummer und Umsatzsteuer-ID unter “Grundeinstellungen >> Grunddaten” eingetragen sein. Bei Rechnungsstellung innerhalb von Deutschland ist es dem Rechnungsersteller jedoch erlaubt zu wählen, ob er die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID auf der Rechnung ausgibt; es reicht in diesem Fall also die Angabe einer der Nummern.

Adressfelder

In der Kategorie Faktura, auf dem Reiter Grunddaten der Adresse werden folgende Felder angezeigt.

Ust-IdNr.: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Mit einem Klick auf das Icon rechts neben dem Feld kann die Gültigkeit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer über die Schnittstelle der Europäischen Kommission geprüft werden. Eine gültige ID wird mit einem Häkchen gekennzeichnet, eine ungültige mit einem Kreuz. Weitere Informationen erhalten Sie beim Hovern mit der Maus über dem Icon. Weitere Details werden in der Aktivität der Adresse aufgeführt. Wenn die Umsatzsteuer-ID unter “Grundeinstellungen >> Grunddaten” aus einem anderem Land als die gültige Umsatzsteuer-ID der Adresse ist, dann wird in den Rechnungen keine MwSt. berechnet.
SEPA-Mandantreferenz: Die Mandatsreferenz identifiziert in Kombination mit der Gläubiger-Identifikationsnummer eindeutig das dem Lastschrifteinzug zugrunde liegende Mandat.
Steuerpflicht: Mögliche Werte: Inland, Inland steuerfrei, EU, Drittland, §4 Nr. 7d UStG. Je nach gesetzter Steuerpflicht wird in den Belegen dann die entsprechende Umsatzsteuer bzw. keine Steuer ausgewiesen.
Zahlungsziel: Die Zahlungsziele werden in den Faktura-Grundeinstellungen von Ihnen definiert und können hier für die Adresse ausgewählt werden. Das Zahlungsziel ist nur auswählbar, wenn bei Zahlungsart Überweisung eingestellt ist.
Zahlungsart: Die Zahlungsart kann Überweisung, Lastschrift, Kreditkarte oder Sonstiges sein.
USt-IdNr. Gültigkeit: Information über die Gültigkeit und Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (z.B. ustIdNrInvalid für eine ungültige USt-IdNr).
Abweichende Firma: abweichender Firmename für die Umsatzsteuer-Identifikationsprüfung. Momentan ohne Funktion, da bei der Umsatzsteuer-Identifikationsprüfung nur auf die Gültigkeit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer geprüft wird.
Rechnungsanschrift: Hier kann eine abweichende Anschrift für Rechnungen und Gutschriften angegeben werden. Sonst werden die normalen Adressdaten verwendet.
Zahlungsintervall: Die möglichen Werte sind monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich.
Freigabe Rechnung: Wird ein rechnungsrelevantes Feld in der Adresse editiert, wird der Wert auf “Nein” gesetzt, falls kein Benutzerrecht “Rechnungen freigeben” besteht. Rechnungsrelevante Felder sind: Vorname / Nachname / Firma / Straße / PLZ / Ort – Land / E-Mail Typ: Rechnungsadresse / Sprache / Status. Es wird dann eine Aufgabe an den in “Verantwortung Rechnungsfreigabe” in den Grundeinstellungen hinterlegten Benutzer gestellt. Ohne das Recht ist “Freigabe Rechnung” gesperrt.

Feldadministration

Unter Extras >> Einstellungen >> Administration >> Eingabefelder, Modul: Adressverwaltung, Kategorie: Faktura können diese Felder verwaltet werden, d.h. die Namen und Positionen der Felder können verändert oder nicht benötigte Felder abgeschaltet werden.

Analog dazu können unter Modul: Faktura-Artikelverwaltung die Felder für die Artikelverwaltung für die Kategorien Allgemein, Laufzeit-Konditionen und Preis festgelegt werden. Unter Modul: Faktura – Buchungen sind Felder einer Buchung konfigurierbar.

Listenadministration

Auf dem Reiter Listen/Formulare können die verschiedenen Listenansichten für die Artikelverwaltung, die Buchungen und Belege angepasst werden. Es kann eingestellt werden, welche Felder als Spalten in den Listen angezeigt werden sollen. Die Position und Spaltenbreite kann wie gewohnt angepasst werden.

Neben den Feldern aus der Buchung können auch die verknüpfte Adresse, Immobilie und Aufgabe ausgewählt werden sowie Vorname und Name des Kunden, auf den gebucht wird.

Für die Beleglisten können die mit dem Beleg verknüpften Buchungen eingeblendet werden bzw. für die Buchungslisten die mit den Buchungen verknüpften Rechnungen.

Über den Button “Konfiguration an alle Benutzer übertragen” wird die Listenkonfiguration an alle Benutzer verteilt, d.h. die individuellen Listenkonfiguration werden überschrieben.

Aktionsarten

Auf dem Reiter Aktionsarten können Sie die Aktivitäten, die durch Faktura erzeugt werden, konfigurieren und in der Darstellung anpassen.

Viele Aktionen im Faktura werden durch Aktivitäten in den betroffenen Adressen und Immobilien festgehalten. Z.B. die Erstellung von Belegen und Buchungen, Kündigungen oder Verlängerungen von Abonnements oder Zahlungseingänge für Rechnungen.

Die Aktionsarten für Faktura sind Beleg, Buchung und Faktura. Über “Bearbeiten von: Aktionstypen” können die Aktionstypen einer Aktionsart angepasst werden.

Sie können den Aktionstypen ein Merkmal vergeben, Kosten für die Aktivität eintragen, die Farbe des Aktivitäteneintrags anpassen etc.

Die Faktura-Aktiontypen können nicht gelöscht werden und es können auch keine individuellen Aktionstypen angelegt werden. Die Aktivitäten werden ausschließlich vom System geschrieben, wenn die entsprechenden Aktionen durchgeführt wurden und können nicht nachträglich editiert werden.

Hier finden Sie weiterführende Informationen über die Administration der Aktionsarten.

Faktura