Aktion Leadverteiler

Generell gilt, damit ein Benutzer einen Lead bekommen kann, muss in seinem Benutzerdatensatz ein Adressdatensatz zugeordnet sein. Der Adressdatensatz bekommt dann die Kontaktart “Systembenutzer” zugewiesen.

Der Kreis der möglichen Berater kann über die Angabe der Ansprechpartner bei der Immobilie geschehen (Auswahl “Alle Ansprechpartner der Immobilien”) oder es werden die Berater aus einer Büro- / Regionengruppen genommen. Bei erstem müssen dann die Adressdatensätze der geplanten Berater der Immobilie als Ansprechpartner zugewiesen werden.

Die Auswahl kann über die Auswahl einer Kontaktart weiter eingeschränkt werden. Der Adressdatensatz, der mit dem Benutzerdatensatz des Betreuers verknüpft ist, muss dann die Kontaktart Systembenutzer und die gewählte Kontaktart besitzen.

Die Auslastung des Beraters wird an Hand der Anzahl der Aktivitäten mit der hier gewählten Aktionsart  bestimmt. Diese Aktionsart sollten Sie im Vorfeld bereits angelegt haben.

Ziel ist es, das jeder Berater eine Auslastung von 100% erhält und die Anfragen so unter den Beratern verteilt werden. Damit keine Anfrage verloren geht kann auch eine Auslastung von mehr als 100% erreicht werden.

Bei einem bestehenden Adressdatensatz wird dessen Betreuer bevorzugt der Lead zugewiesen – oder einem ehemaligen Ansprechpartner der Adresse, sollte der aktuelle Ansprechpartner nicht verfügbar sein. 
Dadurch kann auch ein Berater ein Lead bekommen, obwohl er schon mehr Leads zugeordnet bekommen hat als seine Kollegen bzw. seine Auslastung schon erreicht ist.

Soll nur die Verteilung bei der jeweiligen Immobilie ausgeglichen sein, aktivieren Sie bitte die Checkbox bei “Nur Aktivitäten im verknüpften Objekt zählen”.

Die Auslastung wird pro Monat betrachtet und unter den dabei verfügbaren Beratern verteilt.

Dabei gilt für die Auslastung in %:
[Auslastung %] = [Auslastung] / [Auslastung-Ziel] * 100

Bei der Standardauslastung wird die Anzahl der zugewiesenen Leads gezählt und das Ziel ist für alle Berater identisch. Die eingetragene Zahl ist der monatliche Richtwert.

Sollen unterschiedliche Leadzahlen für die Berater festgelegt werden, muss in den Adressdatensätzen die den Benutzern zugewiesen wurden ein eigenes Feld angelegt werden, in dem die Zahl dann hinterlegt wird.

Bekommt der Berater im Urlaub Leads oder nicht? Wenn die Checkbox gesetzt ist, bekommt er keine Leads. Damit er nach der Rückkehr nicht mit Leads zugeschüttet wird, bis er eine Auslastung analog zu den Kollegen erreicht hat, wird dann ein Ausgleichsfaktor für ihn aufgeschlagen. Dieser richtet sich nach dem Durchschnitt der angefallenen Anfragen.

Damit ein Lead nicht an ein Berater geht, der demnächst nicht verfügbar ist , kann hier eine entsprechende Anzahl an Tagen eingetragen werden.

Ausgehend von den oben genannten Regeln wird der Lead einem Berater zugewiesen. Zusätzlich gilt, um Bestandskunden nicht immer wieder mit neuen Ansprechpartnern zu konfrontieren, wurde an dieser Stelle in die Leadverteilung ein Priorisierungsalgorithmus eingebaut:  Einer bestehenden Adresse, die bereits einen (oder mehrere) Betreuer hat und die eine weitere Anfrage stellt, wird priorisiert der aktuelle oder zweitrangig ein anderer vorher bekannter Betreuer als Berater zugewiesen – wenn diese für die Leadverteilung in Frage kommen.

H I N W E I S :
Dies gilt speziell auch für neue Interessenten, denen durch den Anfragenmanager vor dem Start des Leadverteiler Prozesses bereits ein Betreuer zugewiesen wurde. Bitte berücksichtigen Sie das bei der Konfiguration des Anfragenmanagers, für das Postfach über das die Anfragen kommen muss ein Benutzer zugewiesen werden, der nicht als Berater in Frage kommt.

Sie können hier noch festlegen, wann der ausgewählte Berater der den Lead erhält auch als Betreuer der Adresse eingetragen wird.

• Betreuer immer überschreiben; Der oben bestimmte Betreuer wird immer als Betreuer der Adresse gesetzt. Dadurch wird NICHT die priorisierte Zuweisung des Leads an ein Berater als Betreuer außer Kraft gesetzt.
• Wenn noch kein Betreuer gesetzt ist; Der Berater wird nur dann Betreuer der Adresse, wenn diese noch kein Betreuer hat. Ist z.B. als Betreuer ein Benutzer eingetragen, der nicht zum Kreis der Berater gehört, bleibt der Adressbetreuer unverändert
  Der Lead wird auch ohne setzten des Betreuers gezählt. Bitte stellen Sie für diesen Fall sicher, das alle potentiellen Berater auch die entsprechenden Adressdatensätze sehen können.

Damit keine Anfrage verloren geht wird eine E-Mail an die hier hinterlegte Adresse gesendet, wenn kein Berater für eine Anfrage ermittelt werden kann oder ein anderes Problem vorliegt.

Um den Überblick zu behalten, wird ebenfalls bei jeder Leadzuweisung eine E-Mail mit den Details der Zuweisung an diese  Adresse verschickt.

Beim Leadverteiler sollte Sie hier keine Änderungen vornehmen. Hier muss immer “Prozessbezogenes Objekt zuordnen” und “Prozessbezogene Adresse zuordnen” gewählt sein.

Allgemein entscheiden Sie über diese beiden Symbole , auf welche Immobilie bzw. Adresse sich dieser Prozessschritt bezieht. Eventuelle Aktivitäten- / Maklerbucheinträge werden dann in diesen Datensätzen vorgenommen.