Azione Distributore di lead

In generale, affinché un utente possa ricevere una lead, è necessario che nel suo record di dati utente sia assegnato un record di dati di contatto. Al record di dati del contatto viene quindi assegnato il tipo di contatto “Utente del sistema”.

Il gruppo di possibili consulenti può essere selezionato specificando i referenti dell’immobile (selezione “Tutti i referenti dell’immobile”) o selezionando i consulenti da un gruppo di uffici/regioni. Nel primo caso, i record dei dati di contatto dei consulenti previsti devono essere assegnati all’immobile come responsabile.

La selezione può essere ulteriormente limitata selezionando una tipologia di contatto. Il record di dati del contatto collegato al record di dati dell’utente del referente deve avere la tipologia di contatto utente e il tipo di contatto selezionato.

Il consulente è determinato dal numero di attività con la categoria d’azione selezionata. Questo tipo di azione dovrebbe essere già stato creato in precedenza.

L’obiettivo è quello di garantire che ogni consulente abbia una capacità di utilizzo del 100% e che le richieste siano distribuite tra i consulenti. È possibile ottenere un utilizzo superiore al 100%, in modo che nessuna richiesta vada persa.

Nel caso di un record di dati di contatto esistente, la lead è preferibilmente assegnata al referente del contatto – o a una precedente responsabile se il respopnsabile attuale non è disponibile. 
Ciò significa che un consulente può ricevere una lead anche se gli sono già stati assegnati più lead dei suoi colleghi o se il suo carico di lavoro è già stato raggiunto.

Se si vuole bilanciare solo la distribuzione per il rispettivo immobile, attivare la casella di controllo “Conta solo le attività nell’immobile collegato”.

La capacità operativa è considerata al mese e distribuito tra i consulenti disponibili.

Per la capacità in % vale quanto segue: [Auslastung %] = [Auslastung] / [Auslastung-Ziel] * 100

Con la capacità operativa standard, si conta il numero di lead assegnate e l’obiettivo è identico per tutti i consulenti. La cifra inserita è il valore di riferimento mensile.

Se per i consulenti devono essere definiti diversi numeri di riferimento, è necessario creare un campo separato nei record dei dati di contatti assegnati agli utenti, in cui memorizzare il numero.

Il consulente riceve o meno le lead durante le vacanze? Se la casella di controllo è impostata, non riceverà alcun lead. Si aggiunge poi un fattore di compensazione, in modo da non essere inondati di contatti dopo il rientro, finché non si raggiunge un carico di lavoro simile a quello dei colleghi. Questo dato si basa sul numero medio di richieste ricevute.

Per evitare che una lead venga assegnato a un consulente che presto non sarà più disponibile, è possibile inserire un numero di giorni corrispondente.

In base alle regole di cui sopra, la lead viene assegnata a un consulente. Inoltre, a questo punto è stato integrato un algoritmo di prioritizzazione nella distribuzione delle lead, in modo che i clienti esistenti non si trovino ripetutamente di fronte a nuovi interlocutori:  Un contatto esistente che ha già uno (o più) consulenti e che effettua un’ulteriore richiesta viene classificato come prioritario e gli viene assegnato il consulente attuale o, in seconda battuta, un altro consulente precedentemente conosciuto come consulente – se è idoneo alla distribuzione.

NO T E :Questo vale in particolare anche per i nuovi interessati a cui il manager delle richieste ha già assegnato un consulente prima dell’inizio del processo di distribuzione lead. Tieni conto di questo aspetto quando configuri il manager delle richieste; alla casella di posta elettronica da cui provengono le richieste deve essere assegnato un utente che non sia idoneo come consulente.

È inoltre possibile specificare qui se il consulente selezionato che riceve la lead viene inserito anche come referente del contatto.

• Sovrascrive sempre il referente ; il referente specificato in precedenza viene sempre impostato come referente per il contatto. Questo NON annulla l’assegnazione prioritaria della lead a un consulente come referente.
• Se non c’è ancora un consulente, il consulente diventa il referente del contatto solo se non ha ancora un referente.
  Se, ad esempio, viene inserito come referente un utente che non fa parte del gruppo, il contatto del referente rimane invariata la lead viene conteggiata anche se il referente non è impostato. In questo caso, assicurati che tutti i potenziali referenti possano vedere anche i record di dati del contatto corrispondente.

Per garantire che nessuna richiesta vada persa, se non è possibile trovare un consulente per una richiesta o se c’è un altro problema, viene inviata un’e-mail all’indirizzo memorizzato qui.

Per mantenere una visione d’insieme, a questo indirizzo viene inviata anche un’e-mail con i dettagli dell’incarico per ogni incarico principale.

Non si devono apportare modifiche al distributore di lead. In questo punto si deve sempre selezionare “Assegnazione di un immobile relativo al processo” e “Assegnazione di un contatto relativo al processo”.

In generale, decidi tramite questi due simboli a quale immobile o contatto si riferisce questa fase del processo. In questi record di dati vengono poi inserite tutte le voci del registro attività/cronologia.