Azione “Lead Distributor”

In generale, affinché un utente possa ricevere una pista, è necessario che nel suo record di dati utente sia assegnato un record di dati di contatto. Al record di dati dell’contatto viene quindi assegnato il tipo di contatto “Utente del sistema”.

Il gruppo di possibili referenti può essere selezionato specificando i referenti dell’immobile (selezione “Tutti i referenti dell’immobile”) o selezionando i referenti da un gruppo di uffici/regioni. Nel primo caso, i record dei dati di contatto dei referenti previsti devono essere assegnati all’immobile come persone di contatto.

La selezione può essere ulteriormente limitata selezionando un tipo di contatto. Il record di dati dell’contatto collegato al record di dati dell’utente della badante deve avere il tipo di contatto utente e il tipo di contatto selezionato.

L’utilizzo del referente è determinato dal numero di attività con il tipo di azione selezionato. Questo tipo di azione dovrebbe essere già stato creato in precedenza.

L’obiettivo è quello di garantire che ogni referente abbia una capacità di utilizzo del 100% e che le richieste siano distribuite tra i referenti. È possibile ottenere un utilizzo superiore al 100%, in modo che nessuna richiesta vada persa.

Nel caso di un record di dati di contatto esistente, il lead è preferibilmente assegnato alla persona responsabile dell’contatto – o a una precedente persona di contatto per l’contatto se la persona di contatto attuale non è disponibile. 
Ciò significa che un referente può ricevere un lead anche se gli sono già stati assegnati più lead dei suoi colleghi o se il suo carico di lavoro è già stato raggiunto.

Se si vuole bilanciare solo la distribuzione per il rispettivo immobile, attivare la casella di controllo “Conta solo le attività nell’immobile collegato”.

L’utilizzo è considerato al mese e distribuito tra i referenti disponibili.

Per l’utilizzo in % vale quanto segue:
[Utilizzo %] = [Utilizzo] / [Obiettivo di utilizzo] * 100

Con l’utilizzo standard, si conta il numero di derivazioni assegnate e l’obiettivo è identico per tutti i referenti. La cifra inserita è il valore di riferimento mensile.

Se per i referenti devono essere definiti diversi numeri di riferimento, è necessario creare un campo separato nei record dei dati di contatto assegnati agli utenti, in cui memorizzare il numero.

Il referente riceve o meno le indicazioni per le vacanze? Se la casella di controllo è impostata, non riceverà alcun lead. Si aggiunge poi un fattore di compensazione, in modo da non essere inondati di contatti dopo il rientro, finché non si raggiunge un carico di lavoro simile a quello dei colleghi. Questo dato si basa sul numero medio di richieste ricevute.

Per evitare che un lead venga assegnato a un referente che presto non sarà più disponibile, è possibile inserire un numero di giorni corrispondente.

In base alle regole di cui sopra, la guida viene assegnata a un referente. Inoltre, a questo punto è stato integrato un algoritmo di prioritizzazione nella distribuzione dei lead, in modo che i clienti esistenti non si trovino ripetutamente di fronte a nuovi interlocutori:  Un contatto esistente che ha già uno (o più) referenti e che effettua un’ulteriore richiesta di informazioni viene classificato come prioritario e gli viene assegnato il referente attuale o, in seconda battuta, un altro referente precedentemente conosciuto come referente- se è idoneo alla distribuzione di lead.

N O T E :
Questo vale in particolare anche per i nuovi interessati a cui il manager delle richieste ha già assegnato un referente prima dell’inizio del processo di distribuzione dei lead. Tenete conto di questo aspetto quando configurate il Manager delle richieste; alla casella di posta elettronica da cui provengono le richieste di informazioni deve essere assegnato un utente che non sia idoneo come referente.

È inoltre possibile specificare qui se il referente selezionato che riceve il lead viene inserito anche come responsabile del contatto.

• Sovrascrive sempre il referente; il referente specificato in precedenza viene sempre impostato come reperente per il contatto. Questo NON annulla l’assegnazione prioritaria della traccia a un referente come supervisore.
• Se non c’è ancora un referente, il referente diventa il referente dell’contatto solo se non ha ancora un referente. Se, ad esempio, viene inserito come referente un utente che non fa parte del gruppo di referenti, l’contatto del referente rimane invariato
  Il lead viene conteggiato anche se il referente non è impostato. In questo caso, assicuratevi che tutti i potenziali referenti possano vedere anche i record di dati dell’contatto corrispondente.

Per garantire che nessuna richiesta vada persa, se non è possibile definire un referente per una richiesta o se c’è un altro problema, viene inviata un’Email all’contatto memorizzato qui.

Per mantenere una panoramica, a questo contatto viene inviata anche un’Email con i dettagli per ogni incarico.

Non si devono apportare modifiche al distributore di lead. In questo punto si deve sempre selezionare “Assegnazione di un oggetto relativo al processo” e “Assegnazione di un contatto relativo al processo”.

In generale, si utilizzano questi due simboli per decidere a quale proprietà o contatto si riferisce questa fase del processo. In questi record di dati vengono poi inserite tutte le voci del registro attività/intermediario.