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Manager dei processi

Azione Decisione / Ricollega

Decisione generale

Se si inserisce la fase “Decisione” nel Process Manager, viene visualizzata la seguente schermata:

In alto a sinistra si definisce l’inizio della fase del processo. Qui si può scegliere se iniziare “dopo la fine del precedente” o dopo “x giorni dopo il precedente”.

La fase del processo “Decisione” può essere implementata come fase manuale, fase manuale via e-mail o fase automatica. Per impostazione predefinita, la variante manuale è selezionata per “Decisione”. La domanda e la scelta del filtro sono diverse, ma gli altri punti sono identici e vengono discussi per primi.

In termini di responsabilità, è possibile scegliere tra il responsabile del processo, il responsabile del record di dati dell’immobile o del contatto collegato al processo (il prerequisito è, ovviamente, che un record di dati dell’immobile o del contatto sia collegato alla fase del processo) o un utente diretto.
Se la persona responsabile del processo per la decisione è diversa da quella della fase precedente, la nuova persona responsabile del processo riceve un’e-mail con la domanda da risolvere. Nell’e-mail, l’utente può prendere una decisione utilizzando i pulsanti “Sì/No”. Il processo viene quindi proseguito nel ramo corrispondente. Tuttavia, il responsabile del processo può eseguire questo passaggio anche al di fuori della posta, in “Processi in esecuzione”

È possibile definire una scadenza per il completamento di questa fase del processo, espressa in giorni. Se la fase del processo non è stata elaborata entro il termine stabilito (specificato in giorni) dal suo avvio, viene inviata un’e-mail al responsabile del processo per informarlo del ritardo. L’indirizzo e-mail del controllore di processo viene memorizzato nelle impostazioni di processo (simbolo della chiave inglese).

Se questa opzione è selezionata, la persona che deve prendere la decisione viene informata via e-mail dell’imminente fase del processo “Prendi la decisione”.

Utilizza questi due simboli per decidere a quale immobile o contatto si riferisce questa fase del processo. In questi record di dati vengono poi inserite tutte le voci del registro attività/cronologia.

Inserire decisioni a posteriori

È possibile aggiungere una decisione a un processo in un secondo momento. A tal fine, selezionare il punto in cui impostare la decisione e inserirlo.
Le impostazioni per la fase decisionale rimangono quelle descritte in precedenza. Tutte le fasi successive sono disposte nel ramo sinistro sotto Sì. È possibile scambiare i rami Sì e No in un secondo momento utilizzando il pulsante nel riquadro delle decisioni. Si noti che la decisione non può essere presa prima delle fasi di assegnazione del contatto o dell’immobile.

Decisione manuale

Per la decisione manuale, assicurarsi che nel campo Decisione sia selezionato anche “Decisione” (è sempre il valore predefinito).

  • DomandaNel caso di una decisione manuale, all’esecutore del processo viene presentata la domanda specificata e deve scegliere tra “Sì” e “No”.

Decisione via e-mail

Con questa opzione è possibile prendere una decisione sì/no in un processo via e-mail. La persona responsabile della fase del processo riceve un’e-mail con le informazioni sul processo e la domanda “sì/no”, alla quale si può rispondere nell’e-mail.  Il processo prosegue poi nel ramo corrispondente. Tuttavia, la decisione può essere presa anche durante il processo in corso.

Il link contenuto nell’e-mail per la decisione è valido per 2 settimane.

Decisione automatica

La “Decisione automatica” verifica se il contatto o l’immobile assegnato al processo soddisfa le condizioni del filtro. Esempio:

Come filtro è stata selezionata la tipologia di immobile “Villa”. Il sistema ora controlla se l’immobile assegnato nel processo è contenuto nell’elenco degli immobili con tipologia di immobile “Villa”. Il risultato è incluso (sì) o non incluso (no) – la decisione viene presa dal sistema in base alla direzione impostata.

Se alla voce Decisione si seleziona “Decisione automatica”, al posto della “Domanda” viene visualizzata la configurazione della decisione automatica.

È possibile inserire un commento o una spiegazione sul filtro qui. Questo viene visualizzato nella fase del processo.

Il modulo specifica se per la decisione deve essere utilizzato un filtro di contatto o di immobile . Le opzioni di selezione dipendono dall’immobile esistente o dall’assegnazione del contatto del processo. È possibile selezionare solo un modulo alla volta per la decisione.

Qui si inserisce il filtro come base per la decisione. I filtri che controllano l’assegnazione di un utente o di un gruppo (ad esempio, referente è nel gruppo “Torino”) non possono essere selezionati. A parte questo, è possibile utilizzare qualsiasi filtro disponibile nei moduli(filtro contatti  o filtro immobili ).

Filtro contatti per la decisione

Una volta selezionato il filtro, questo viene salvato nel modello di processo. Simbolo del cestino  Il filtro selezionato può essere cancellato con il simbolo del cestino e quindi è possibile selezionare un altro filtro.

Nota:
Si prega di notare: I filtri vengono copiati nel modello di processo. Le modifiche apportate ai filtri tramite l’editor di filtri(filtro contatto o filtro immobile ) NON vengono prese in considerazione dal processo. Se il filtro viene modificato, è necessario eliminarlo nel modello di processo e aggiungerlo di nuovo per applicare le modifiche.

Qui si specifica se il soddisfacimento della condizione del filtro deve avvenire tramite il “ramo Sì” o il “ramo No”.

Ricollega

Dopo la decisione, ci sono due rami per l’ulteriore corso del processo. Se i rami differiscono solo nelle fasi immediatamente successive alla decisione, i due filoni possono essere riuniti tramite la fase di processo “Ricollega” , in modo che le fasi successive debbano essere create una sola volta.

Quando si inserisce il passo “Ricollega”, appare la seguente schermata:

I rami di una decisione possono essere solo essere ricollegati.

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