Azione e-mail

In alto a sinistra si definisce l’inizio della fase del processo. Qui si può scegliere se iniziare “Dopo il completamento del precedente” o dopo “x giorni dopo il precedente”.

In questo punto di selezione si decide se l’invio dell’e-mail deve avvenire manualmente o automaticamente. Se l’invio è impostato su “automatico”, è possibile impostare un “orario di invio fisso” per l’e-mail.

Selezionare se la posta deve essere inviata con o senza firma.

In termini di responsabilità, si può scegliere tra il responsabile del processo, il responsabile del record di dati dell’immobile o del contatto collegato al processo (il prerequisito è, ovviamente, che un record di dati dell’immobile o del contatto sia collegato alla fase del processo) o un utente. La fase del processo è quindi visibile alla persona responsabile nell’ambito del processo corrente e deve essere creata e completata da quest’ultima.

Utilizza questi due simboli per decidere a quale immobile o contatto si riferisce questa fase del processo. In questi record di dati vengono poi inserite tutte le voci del registro attività/cronologia.

Se l’e-mail deve essere inviata da una casella di posta diversa da quella dell’utente inserito in “Responsabilità”, a questo punto è possibile scegliere tra le caselle di posta assegnate e attive. In caso contrario, è sufficiente lasciare il campo vuoto.

Quando si seleziona il modello di e-mail, si tenga presente che l’uso di macro specifiche per l’utente (ad esempio, _signatur) può portare a risultati indesiderati. Si consiglia pertanto di selezionare un modello di e-mail senza macro specifiche per l’utente

È possibile utilizzare il selettore accanto a Contatto per inviare un contatto selezionato o, ad esempio, inquilino/acquirente o simili di un immobile nell’e-mail. È possibile utilizzare la macro _Kontakt(Name; Vorname etc.) per trasmettere i dati specifici del contatto nell’e-mail.

Questi due selettori consentono di definire il CC (Carbon Copy) e il BCC (Blind Carbon Copy) dell’e-mail.
Per le gerarchie di contatti, è possibile impostare qui anche “Tutti i contatti subordinati”, in modo che, ad esempio, tutti i contatti secondari di un’azienda vengano inseriti in CC. Se è stata effettuata una selezione qui, il testo “Altri destinatari in CC / BCC” viene visualizzato in rosso.

Qui si seleziona un modello di email che deve essere utilizzato di default per creare l’email. Si noti che la selezione dei modelli è limitata se si collega un contatto alla voce Contatti.

Utilizzare questa opzione per selezionare un’esposizione in formato PDF, che verrà inviata automaticamente con l’e-mail.

Se a un immobile sono stati aggiunti file che hanno una caratteristica, è possibile specificare qui quali caratteristiche del file devono essere controllate per l’immobile. Se l’immobile contiene file adatti con una caratteristica impostata, i file vengono automaticamente allegati all’e-mail. È possibile selezionare caratteristiche singole o multiple per la fase di invio dell’e-mail