Aktion Autostart

Lassen Sie über den “Autostart” Prozesse selbstständig starten. Definieren Sie die Rahmenbedingungen und der Prozessschritt wird dem zuständigen Mitarbeiter automatisch angezeigt.

Dabei geben Sie bestimmte Parameter vor, die den Prozess starten. Einige Prozesse sollen z.B. nur für bestimmte Arten von Adressdatensätzen gestartet werden. Mit der Angabe eines Filters (siehe Filtermodus) kann der Prozessstart auf bestimmte Datensätze beschränkt werden. Nur wenn die Adresse oder die Immobilie in den gefilterten Datensätzen enthalten ist, wird der Prozess gestartet.

Der Autostart lässt sich auch als Reaktionen auf Aktivitäten bei Adressdatensätzen starten. Wenn eine E-Mail mit einem bestimmten Merkmal eingeht, startet dadurch automatisch ein Prozess.

Damit nicht schon während des Designs automatisch Prozesse gestartet werden, ist der Autostart zuerst inaktiv. Sobald die Vorlage vervollständigt wurde, aktivieren Sie den Autostart (siehe Aktiviert).

Beim Hinzufügen des Prozessschrittes “Autostart” erschient folgende Maske:

Folgende Eingabemöglichkeiten stehen Ihnen hier zur Verfügung:

Aktiviert

Hinweis:
Bitte schalten Sie den Autostart erst aktiv, wenn der Prozess vollständig erstellt und getestet ist.

Startparameter

Sie bestimmen, ob bei einer Änderung des Objektstatus oder zu einem vorgegebenen Datum der Prozess gestartet werden soll.

Datum

Hier sind alle in onOffice enterprise edition vorhandenen und aktivierten Datumsfelder verfügbar. Unter “Anzahl Tage” geben Sie an, wie viele Tage vorher / nachher der Prozess gestartet werden soll. Wenn die Jahreszahl des Datums ignoriert werden soll, bitte das entsprechende Häkchen setzen.

Sie können sich z.B. einen Prozess für Geburtstagsgrüße anlegen, der einige Tage vor einem Geburtstag gestartet wird. Wählen Sie dazu im Datumsfeld “Geburtsdatum” aus.

Datum als Prozessschritt

Objektstatus

Wenn der Objektstatus auf einen bestimmten Wert gesetzt wird, lassen sich ebenfalls Prozesse starten. Der Start kann beim Wechsel des Objektstatus erfolgen oder wenn der “Objektstatus (nachher)” einen bestimmten Wert annimmt.

Objektstatus bearbeiten

Feldwert

Hier können Sie alle Auswahlfelder (Single-/Multiselect), die es bei Adressen oder Immobilien gibt, als Startparameter für einen Prozess wählen.

Feldwert bearbeiten

Aktionsart

Hier können Sie Aktionsarten wählen, die durch weitere Angaben präzisiert werden müssen. Jede Aktionsart kann einen Autostart nur einmal auslösen, danach ist die ProzessID für diesen Aktivitäten Eintrag mit der Aktionsart gesperrt. Des Weiteren ist zu beachten, dass das Filtern der Datensätze bei einem Aktivitäten-Autostart unterschiedlich ist. Bitte wählen Sie zuerst, ob nach Adressen oder Objekten gefiltert werden soll. Danach kann in “Filter” aus den vorhandene Adressfiltern bzw. Immobilienfiltern gewählt werden.

Prozessstart auf Aktionsart

Termin

Über die die Einstellungen Termin kann ein Autostart auf Termine mit gewissen Arten gesetzt werden. Sie können hier einstellen, ob der Autostart vor oder nach dem Termin starten soll. Zusätzlich können Sie festlegen, ob der Autostart bei Serienterminen funktionieren soll oder ob ein bestimmter Terminstatus für den Autostart nötig ist.

Prozessautostart auf Termine einrichten.

Filter

Über einen Filter grenzen Sie die möglichen Datensätze ein, die den Prozess automatisch startet. Beispielsweise kann ein Filter für Adressen erstellt werden, die die Kontaktart “Interessent” haben und die im PLZ Bereich XXXXX bis YYYYY liegen. Nur bei Adressen, die die Startparameter erfüllen und durch den Filter erfasst werden, wird der Prozess gestartet.

Je nachdem, ob der Startparameter sich auf Immobilien oder Adressen bezieht, werden nur die Filter dieses Moduls zur Auswahl angezeigt.

Es kann immer nur ein Filter gewählt werden. Nach der Auswahl wird dieser angezeigt und kann über das Mülleimer-Symbol gelöscht werden.

Filtermodus

Hinweis:
Die Filter werden Bestandteil des Prozesses, indem der Filter in seinen aktuellen Parametern in den Prozess kopiert wird. Eine nachträgliche Änderung des Filters wirkt sich NICHT auf den Prozess aus. Wird der Filter also verändert, muss er aus der Vorlage gelöscht und neu hinzugefügt werden.

Nun können Sie die weiteren Prozessschritte hinzufügen.