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Neues Postfach anlegen

Postfach anlegen

Wenn Sie ein neues E-Mailpostfach einrichten möchten, öffnen Sie bitte zunächst die E-Mailverwaltung unter: Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Karteireiter E-Mail

Um ein Postfach anlegen zu können, müssen Sie bereits eine Domain (@beispiel.de) bei onOffice haben. Diese steht Ihnen dann zum Anlegen des neuen Postfaches zur Verfügung. Geben Sie in dem dafür vorgesehenen Feld den gewünschten Namen des Postfaches an und klicken Sie auf “Anlegen”.

Sollten Sie noch keine Domain bei onOffice haben oder möchten mit Ihrer Domain zu onOffice wechseln, kontaktieren Sie bitte ihren vertrieblichen Ansprechpartner.

Postfach konfigurieren

Nun erscheint das angelegte Postfach in der Liste mit den eventuell angelegten Postfächern. Sobald Sie auf den Namen des Postfaches klicken, erhalten Sie die Detailansicht, in der Sie das Postfach konfigurieren können. Sie können z. B eine Abwesenheitsnotiz hinterlegen oder das Postfach deaktivieren.

Benutzer für das Postfach können Sie über “Zugeordnete Benutzer” hinzufügen und entfernen.

Aktivierung eines E-Mailpostfachs

Postfach aktiv

Entfernt man im Feld “Postfach aktiv” den Haken, werden nach  einer kurzen Zeit von bis zu 30 Minuten keine E-Mails mehr an dieses Postfach zugestellt. Ein Versand von E-Mails ist weiterhin möglich.

Postfach aktiv

E-Mailnamen für Postfach festlegen

Für ein Postfach kann ein E-Mailname vergeben werden, der beim Empfänger zusätzlich zur E-Mailadresse angezeigt wird:

Wurde ein E-Mailname vergeben, ist zu beachten, dass für das Postfach nicht mehr die Einstellung für den E-Mailnamen aus den Grunddaten des Benutzers verwendet wird.

Sie finden ein Schulungsvideo E-Mail-Namen definieren hier.

VIP-Postfach

Das Modul “VIP-Postfächer” ist nicht automatisch in allen Kundenversionen aktiviert. Wenn Sie dieses Modul nutzen wollen, wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer.

Die Einstellung “VIP” bei einem Postfach legt fest, dass die durch die E-Mails erzeugten Aktivitäten und Maklerbucheinträge nur von den Benutzern eingesehen werden können, die auch dem versendenden oder empfangenden Postfach zugeordnet sind. Dabei ist der Zeitpunkt des schreiben/lesen entscheidend. Benutzer, die danach dem Postfach zugeordnet werden, können vorherige Aktivitäten und Maklerbucheinträge nicht lesen – umgekehrt gilt: Benutzer, deren Zuordnung zum Postfach entfernt wurde, können die vorherigen Aktivitäten und Maklerbucheinträge weiterhin lesen.
Ohne die Einstellung wird die Sichtbarkeit dieser Einträge durch die normalen Maklerbuch- und Aktiviätenrechte gesteuert.

VIP-Postfach

Zugangsdaten versenden

Wenn Sie Ihre E-Mailadresse in Outlook oder Ihrem Smartphone einrichten möchten, können Sie sich über den Punkt Zugangsdaten versenden die benötigten Daten an die ausgewählte E-Mailadresse zuschicken lassen.

Das Postfach in Outlook / Smartphones importieren

Wenn Sie das Postfach mit einer anderen Software (z.B. in Outlook) abrufen möchten, benötigen Sie zur Einrichtung neben den untenstehenden Servern auch das Passwort und den Benutzernamen.

  • Der Benutzername ist bei onOffice immer gleich der gesamten E-Mailadresse.
  • Das Passwort bekommen Sie angezeigt, wenn Sie auf “Passwort anzeigen” klicken.
  • Posteingangsserver: pop3.onoffice.de / imap.onoffice.de
  • Postausgangsserver: smtp.onoffice.de

Es gibt hier auch die Möglichkeit ein neues Passwort für dass entsprechende Postfach zu generieren. Dazu klicken Sie einfach auf “neues Passwort generieren”. Das alte Passwort wird damit ungültig.

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