Make.com – Automatisierungsplattform

Beschreibung

Als Nutzer von onOffice enterprise verwandeln Sie Ihr CRM durch die direkte Anbindung an Make.com in eine hocheffiziente, vollautomatisierte Schaltzentrale. Die Verknüpfung erfolgt ohne Umwege direkt in der Make-Benutzeroberfläche unter Verwendung Ihrer persönlichen onOffice-API-Daten.

Make.com agiert dabei als zentrale Schnittstellenlösung, die den reibungslosen Datenaustausch zwischen onOffice und über 1.000 weiteren Anwendungen koordiniert – vollkommen ohne Programmieraufwand. Mittels intuitiver Drag-and-Drop-Logik definieren Sie spezifische Auslöser in onOffice, die automatisierte Folgeprozesse in Programmen wie z.B. Slack, ChatGPT oder Google in Gang setzen. Ob die sofortige Erfassung und Bearbeitung von Lead-Anfragen als Adressdatensätze oder die KI-gestützte Veredelung von Exposé-Texten: Diese technologische Brücke eliminiert zeitintensive Routineaufgaben, minimiert die Fehlerquote und optimiert Ihre Arbeitsprozesse nachhaltig.

Allgemeine Hilfe zu make.com

Eine allgemeine Beschreibung der Plattform sowie weiterführende Erläuterungen zu den Funktionen von Make.com finden Sie im offiziellen Hilfe-Center unter folgendem Link: https://help.make.com/

onOffice mit make.com verbinden

Um die beiden Systeme zu koppeln, benötigen Sie Ihren API-Token und das API-Secret aus Ihrer onOffice enterprise Version. Voraussetzung für die erfolgreiche Verknüpfung sind ein bestehender Make.com-Account sowie ein entsprechend konfigurierter API-Benutzer innerhalb Ihres onOffice-Mandanten. Es ist zu beachten, dass die Freischaltung eines API-Benutzers je nach gewähltem onOffice-Vertragsmodell eine kostenpflichtige Zusatzoption darstellen kann; sollte der Reiter „API-Benutzer“ in den Grundeinstellungen nicht sichtbar sein, ist eine entsprechende Freischaltung über den onOffice-Support oder den zuständigen Kundenbetreuer erforderlich.

Schritt 1: API-Zugangsdaten in onOffice finden

1. Loggen Sie sich in Ihr onOffice enterprise ein.
2. Gehen Sie in das Menü Extras → Einstellungen → Benutzer.
3. Wechseln Sie auf den Reiter API-Benutzer.
4. Dort sehen Sie Ihre vorhandenen API-Benutzer. Falls noch kein Benutzer für Make (oder allgemein) angelegt wurde, erstellen Sie einen neuen API-Benutzer (z. B. mit dem Namen „Make_Integration“).
5. Notieren Sie sich den API-Token und das API-Secret.

Schritt 2: Verbindung in Make.com einrichten

1. Loggen Sie sich in Ihren Make.com-Account ein.
2. Klicken Sie auf „Create a new scenario“.
3. Suchen Sie nach der App „onOffice“ und wählen Sie ein Modul aus.
4. Klicken Sie im Einstellungsfenster des Moduls bei „Connection“ auf „Add“.
5. Geben Sie der Verbindung einen Namen (z. B. „Mein onOffice CRM“).
6. Geben Sie nun den API Token und das API Secret ein, die Sie zuvor in onOffice kopiert haben.
   1. Klicken Sie auf „Save“ (bzw. „Verify“).

Wichtiger Hinweis zu den Rechten:

Damit Make.com Daten lesen oder schreiben darf, muss der entsprechende API-Benutzer in onOffice die nötigen Rechte besitzen. Diese können Sie in onOffice unter Extras → Einstellungen → Benutzer beim jeweiligen API-Benutzer im Reiter „Rechte“ definieren (z. B. Zugriff auf Adressen oder Immobilien).

Szenario erstellen

Was ist ein Trigger?

Ein Trigger (Auslöser) ist das Ereignis, das Ihr Szenario startet. Stellen Sie sich das wie einen digitalen Wachposten vor: Er beobachtet eine App und schlägt sofort Alarm, sobald eine bestimmte Bedingung erfüllt ist (z. B. eine neue E-Mail kommt an oder ein neuer Datensatz wird erstellt). Ohne Trigger passiert nichts.

Schritt 1: Der Trigger

Für unser Beispiel nutzen wir den spezifischen Trigger „Pull New Addresses“.

• Das Ereignis: Dieses Modul fungiert als Ihr digitaler Empfang. Es prüft in festen Intervallen, ob neue Adressdatensätze (z. B. durch eine Portalanfrage oder ein Kontaktformular) in Ihrem onOffice-Mandanten erstellt wurden.
• Die Filterung: Sie können das Modul so einstellen, dass es nur Datensätze mit bestimmten Merkmalen abruft, beispielsweise Leads, die einer speziellen Betreuergruppe zugeordnet sind oder über eine bestimmte Quelle einlaufen.
• Der Effekt: Sobald ein neuer Kontakt erkannt wird, extrahiert Make alle relevanten Details wie Name, E-Mail-Adresse und die hinterlegten Suchkriterien.

Schritt 2: Die Action

Mit diesen Modulen werden Informationen aktiv verarbeitet. Innerhalb eines Szenarios besteht dabei die Flexibilität, nach einem auslösenden Trigger entweder die Prozesskette mit einem externen Tool (z. B. Slack, ChatGPT oder DocuSign) fortzusetzen oder den Workflow direkt mit einer weiteren onOffice-Action im CRM zu vervollständigen. Anstatt eine externe App zu nutzen, führen wir die nächste Aktion direkt wieder in onOffice aus:

• Action: onOffice „Create Appointment“ (Termin erstellen)
  • Der Usecase: Automatischer „Erstkontakt-Call“ im Kalender.
  • Die Logik: Make erstellt für den zuständigen Betreuer (oder einen fest definierten Makler) automatisch einen Termin im onOffice-Kalender.
  • Die Details:
    • Zeitpunkt: Automatisch geplant für z. B. 60 Minuten nach dem Lead-Eingang (oder am nächsten Werktag um 09:00 Uhr).
    • Verknüpfung: Der Termin wird direkt mit dem neu angelegten Adressdatensatz und der entsprechenden Immobilie verknüpft.
    • Ergebnis: Der Makler öffnet morgens seinen onOffice-Kalender und sieht sofort alle heute fälligen Ersttelefonate, ohne dass er diese manuell eintragen musste.

Zusammenführung: Das fertige Szenario

1. Trigger: onOffice „Pull New Addresses“ (Ein neuer Interessent wird im CRM registriert).
2. Action: onOffice „Create Appointment“ (Es wird automatisch ein Termin für ein Telefonat im Kalender des zuständigen Mitarbeiters angelegt).

Liste der onOffce-Trigger und Actions

Für die präzise Gestaltung individueller Workflows bietet die onOffice-Schnittstelle in Make.com eine Vielzahl spezialisierter Trigger und Actions, die im Folgenden detailliert erläutert werden.

1. onOffice Trigger (Auslöser)

Diese Module überwachen Ihren Mandanten auf neue oder geänderte Datensätze:

• Pull New Addresses / Properties / Activities: Diese Trigger reagieren auf neu erstellte Datensätze (Leads, Immobilien oder Maklerbucheinträge).
• Pull Changes Addresses / Properties: Diese Trigger reagieren, wenn an bestehenden Adressen oder Immobilien Änderungen vorgenommen wurden.

2. onOffice Actions (Aktionen)

Damit schreiben oder verändern Sie aktiv Daten in Ihrem onOffice-CRM:

• Create Address / Property / Appointment / Activity: Erstellt einen neuen Datensatz im jeweiligen Bereich (z. B. einen neuen Kontakt oder einen Termin).
• Create Association: Verknüpft zwei Datensätze miteinander (z. B. eine Adresse mit einer Immobilie).
• Create Search Profile: Legt ein neues Suchprofil für einen Interessenten an.
• Update Address / Property / Appointment / Search Profile: Aktualisiert die Felder eines bereits existierenden Datensatzes.

onOffice Searches (Suche)

Diese Module helfen Ihnen, Informationen im System zu finden, bevor Sie den nächsten Schritt ausführen:

• Find Address / Property / Appointment / User: Sucht nach spezifischen Einträgen (z. B. „Gibt es bereits eine Adresse mit dieser E-Mail?“).
• Find Associations / Search Profiles: Findet Verknüpfungen oder hinterlegte Suchkriterien zu einem Kontakt.

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